Gestión basada en procesos

La gestión basada en procesos es un enfoque de gestión que considera a una empresa como un conjunto de procesos, gestionados para lograr un resultado deseado. ^{[ 1 ]} La organización gestiona y mejora los procesos con el fin de alcanzar su visión , misión y valores fundamentales. Una clara correlación entre los procesos y la visión ayuda a la empresa a planificar estrategias, estructurar el negocio y utilizar los recursos suficientes para lograr el éxito a largo plazo. ^{[ 2 ]}

Desde una perspectiva de procesos, una organización considera su negocio como un sistema de procesos verticales orientados a la consecución de su visión, en lugar de actividades y tareas específicas de funciones individuales. El sistema no es un método o herramienta para un proceso en particular, sino un enfoque holístico para gestionar todos los procesos de la organización. Para gestionar los procesos de forma eficaz, la organización debe contar con una red de equipos eficiente y un conocimiento profundo de su visión.

El sistema de gestión general se centra en el conocimiento específico del trabajo y en soluciones directas para costes y presupuestos ; por otro lado, la gestión basada en procesos aplica estas mediciones financieras, pero de forma operativa, considerando cómo cada desempeño afecta a la empresa como una amalgama de diferentes procesos. Como resultado de los recientes avances tecnológicos y la creciente competencia internacional, cada vez más empresas buscan mejores métodos para agrupar e integrar las actividades organizativas. ^{[ 3 ]}

La visión , la misión y los valores fundamentales son tres factores cruciales para gestionar una organización desde una perspectiva de procesos. Al considerar la visión, la misión y los valores como la dirección de su negocio, una organización puede construir su estrategia corporativa y determinar los procesos que tendrá en cuenta. ^{[ 4 ]} Como resultado, la organización obtiene fortalezas y competitividad frente a otras empresas.

En primer lugar, la visión es un propósito ambicioso que la organización aspira a alcanzar a largo plazo. ^{[ 4 ]} La visión impulsa a la empresa a afrontar diversos retos y desarrollar su propia estrategia empresarial. En otras palabras, la organización considera la visión como una motivación para construir una estructura empresarial, definir planes estratégicos y gestionar los recursos humanos. Por lo tanto, la empresa lleva a cabo operaciones orientadas al logro de su visión como sus objetivos primordiales.

La misión es un propósito fundamental de una empresa que permanece inmutable a lo largo del tiempo. La misión proporciona una guía para la toma de decisiones y marca el camino hacia el éxito. ^{[ 5 ]} Por ejemplo, la misión se diferencia de la visión en que la misión es algo que se debe lograr, mientras que la visión es algo a lo que se aspira. ^{[ 6 ]}

Los valores fundamentales son principios que ayudan a las empresas a determinar si sus acciones y decisiones son correctas o incorrectas. Los valores son esenciales para la toma de decisiones y para el éxito sostenido de la empresa a largo plazo. ^{[ 7 ]}

• Documentar un proceso proporciona una guía clara de cómo la organización mejora sus procesos y rendimientos a lo largo del tiempo. ^{[ 8 ]}
• La gestión basada en procesos mide el conjunto completo de actividades en una empresa. Por ejemplo, se centra en procesos internos como la satisfacción del cliente , la calidad del producto y la seguridad, así como en los resultados financieros, incluidos los ingresos , las ganancias, los costos y el presupuesto . ^{[ 3 ]}
• Comprender las correlaciones entre los procesos de negocio evita tomar decisiones erróneas. Reduce los costos, el tiempo y el desperdicio de recursos en cosas innecesarias. ^{[ 2 ]}
• Analizando los procesos, una organización podrá predecir las fuentes de peligro y tomar las decisiones correctas. ^{[ 3 ]}
• El sistema protege el capital intelectual de la organización. Al monitorear el desarrollo de los procesos, la organización puede analizar los riesgos y sus debilidades. ^{[ 2 ]}
• Al centrarse en la mejora continua y en las necesidades de los clientes, la organización mejora los servicios al cliente , aportando así valor a sus clientes.
• Evaluar el proceso garantiza que la empresa obtenga los resultados que espera.
• La gestión basada en procesos integra tanto la entrada como la salida en los procesos empresariales. Controla los recursos humanos, técnicos y financieros desde una perspectiva holística. ^{[ 3 ]}
• La organización puede mejorar su sistema informático para reducir la complejidad innecesaria y mejorar la calidad de la medición del rendimiento.
• Mediante el análisis de procesos y la implementación de nuevos elementos cuando sea necesario, la organización gestiona los rápidos cambios en la demanda.

Para gestionar su negocio desde una perspectiva basada en procesos, una organización necesita comprender qué define el proceso y en qué actividades consta.

Una empresa se compone de diferentes departamentos encargados de tareas o funciones específicas. Por lo tanto, los procesos dan soporte a estos sectores de gestión y transforman los resultados en éxitos. Un equipo de procesos realiza una serie de tareas secuenciales para analizar si la organización ofrece resultados útiles a los clientes.

Básicamente, los procesos se construyen a partir de información que indica el estado actual de la empresa y datos de investigación como la satisfacción del cliente. La información incluye acuerdos con los clientes , documentación de gestión, manuales de compras y diagramas de flujo . ^{[ 6 ]} Por ejemplo, el diagrama de flujo es una información útil para controlar el flujo de procesos y enumerar varios pasos y actividades en detalle.

Los procesos analizados y clarificados pueden implementarse en la actividad empresarial real. Posteriormente, la organización supervisa su negocio y mejora el estado general del proceso.

Para evaluar la secuencia del proceso, la medición es un elemento esencial que muestra los resultados del desempeño del proceso con datos numéricos y comparativos. En otras palabras, las organizaciones obtienen un análisis relevante utilizando las mediciones que se pueden mostrar como representaciones gráficas, tales como gráficos circulares , gráficos de barras , análisis de causa y efecto y análisis de brechas . ^{[ 6 ]}

Muchas organizaciones dependen en gran medida de los datos y el análisis visual procesados ​​por sus sistemas de información. Por ello, deben obtener análisis precisos basados ​​en datos exactos y ser cautelosas ante resultados erróneos que puedan afectar a todo su proceso empresarial.

Como resultado, las mediciones ayudan a la empresa a analizar su estado de rendimiento actual y a orientar las mejoras sostenibles de la firma.

Tras diseñar los procesos del sistema de gestión y analizar su desempeño mediante indicadores útiles, el paso final consiste en cómo mejorar el sistema y mantener su eficacia. Por lo tanto, implementar las mejoras es fundamental para examinar los procesos y optimizar el funcionamiento del sistema de gestión.

Una organización determina qué partes de los procesos deben mejorarse y modificarse. Analiza cómo cada proceso influye en un conjunto de actividades y aplica las mejoras a ciertas partes del sistema. El objetivo de la implementación es operar su negocio estratégicamente y proporcionar recursos suficientes. En efecto, la gestión basada en procesos genera resultados que satisfacen a sus clientes y desarrollan el propio negocio. ^{[ 8 ]}

• Gestión de proyectos
• Planificación estratégica
• Modelado de procesos de negocio
• Gestión basada en el valor

• Shafer, SM, Meredith, JR. Gestión de operaciones: Un enfoque basado en procesos con hojas de cálculo. EE. UU.: John Wilry & Sons, Inc., 1998.
• Viio, P., Groenroos, C. Gestión de Marketing Industrial. Adaptación del proceso de ventas basado en el valor en las relaciones comerciales , 2014; 43(6): 1-42
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