Administración de oficina

La administración de oficina (abreviada como Office AD ​​y abreviada como OA ) es un conjunto de actividades o tareas diarias relacionadas con el mantenimiento de un edificio de oficinas , la planificación financiera , el mantenimiento de registros y la facturación , el desarrollo personal , la distribución física y la logística , dentro de una organización. Un empleado que realiza estas actividades se denomina comúnmente administrador de oficina o gerente de oficina, y desempeña un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de su escala. Muchos puestos administrativos requieren que el candidato tenga un conjunto avanzado de habilidades en las aplicaciones de software Microsoft Word , Excel y Access . ^[1]

Un administrador de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las actividades administrativas dentro de una organización se lleven a cabo de manera eficiente, brindando estructura a otros empleados dentro de la organización. Estas actividades pueden variar desde ser responsable de la gestión de recursos humanos , presupuestos y registros , hasta asumir la función de supervisar a otros empleados. Estas responsabilidades pueden variar según el empleador y el nivel de educación. ^[2]

La importancia de un administrador de oficina dentro de una organización es sustancial debido a las funciones que se le encomiendan, por lo que se requiere de capacitaciones especializadas para que el empleado trabaje de manera eficiente y productiva, siendo estas;

• Capacitación en nómina que implica la responsabilidad de garantizar que todos los empleados reciban sus recibos de pago a tiempo.
• Tener buenas habilidades de comunicación para poder coordinarse con otros empleados alrededor de la organización.
• La capacidad de supervisar a los trabajadores de apoyo.
• La capacidad de adaptarse a entornos cambiantes y nuevas tecnologías que podrían implementarse, por ejemplo, la instalación de nuevo software.
• Demostrando buena iniciativa
• La capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigna una tarea que es de vital importancia para la organización. ^[3]

Existe una amplia gama de funciones que pueden asociarse con un administrador de oficina. Las organizaciones suelen anunciar vacantes de asistente administrativo dirigidas a estudiantes que actualmente están estudiando o que han dejado la escuela secundaria o la universidad . Esto le da al empleado la oportunidad de adquirir experiencia o desarrollar una carrera a través de un trabajo de tiempo completo o una pasantía durante el transcurso de las vacaciones de verano.

Los recepcionistas desempeñan un papel fundamental en la gestión de la organización, ya que se encargan de organizar y saludar a los clientes, proveedores y visitantes directamente a través de correos electrónicos , llamadas telefónicas o correo directo. El empleado que asume el papel de recepcionista debe demostrar buenas habilidades organizativas, de comunicación y de servicio al cliente para garantizar la eficiencia. ^[4] El recepcionista debe estar atento a los estafadores que intentan obtener información interna de una oficina o consultorio médico para abusar de ella o explotarla. ^[5] Otras responsabilidades que se le confían a un recepcionista son:

• Garantizar que el correo entrante y saliente se asigne al departamento correcto dentro de la organización.
• Organizar y ayudar a los compañeros de trabajo con reuniones , conferencias y llamadas telefónicas directas cuando sea necesario.
• Comunicarse con miembros del público cuando se realiza una consulta
• Gestionar y mantener el sistema de archivo que se ha implementado en la organización, por ejemplo, sistemas de información.
• Tareas administrativas que implican el pedido de equipos, suministros de oficina y otros inventarios que se requieren ^[6]

Los asistentes personales se asocian comúnmente con la tarea de ayudar a un gerente de oficina a mantener la eficiencia de su trabajo diario; esto se logra a través de brindar apoyo y asistencia de secretaría . Convertirse en asistente personal requiere que el empleado tenga experiencia en trabajos administrativos previos, lo que implica el uso de computadoras y sistemas de información. Como cualquier otro rol relacionado con un administrador de oficina, el puesto de asistente personal requiere que el empleado sea organizado, muestre profesionalismo y tenga la capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigna una tarea de vital importancia. ^[7] Las funciones que debe realizar un asistente personal cada día son las siguientes:

• Ingresar, archivar y administrar los datos que se almacenan dentro del sistema de oficina de la organización.
• Garantizar que todo contacto de terceros se procese a través de ellos.
• Organizar el transporte y las reuniones que sean importantes para el gerente de la oficina.
• Asegurarse de que los documentos, informes y presentaciones estén preparados antes de cualquier reunión.
• Procesar correos electrónicos y cartas que se reciben en correspondencia con el gerente de la oficina.

Un gerente de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las tareas de oficina de una organización se completen de manera eficiente y eficaz, al mismo tiempo que supervisa a otros miembros del personal. El rol de gerente de oficina es más exigente que otros puestos administrativos, e incluye habilidades y calificaciones como una sólida experiencia administrativa, competencia en recursos humanos , habilidades de presentación de informes, delegación , procesos de gestión y la capacidad de comunicarse con otros miembros de la organización. ^{[8] [9]}

Los deberes de un gerente de oficina incluyen: ^[10]

• Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina realizando varias tareas administrativas, por ejemplo, diseñar e implementar nuevos sistemas de archivo.
• Asignar tareas a los empleados y realizar un seguimiento de su progreso.
• Reclutamiento , selección y capacitación de nuevos empleados.
• Desarrollo de empleados a través del coaching y el asesoramiento
• Elaboración de presupuestos anuales
• Desarrollo profesional , por ejemplo asistiendo a sesiones de capacitación externas.