Asistente personal

Un asistente personal , también conocido como auxiliar personal ( AP ) o secretario personal ( SP ), es un puesto de trabajo que describe a una persona que asiste a una persona específica con sus tareas diarias, ya sean personales o profesionales. ^{[ 1 ] [ 2 ]} Es una subespecialidad de las funciones de secretaría .

Un asistente ayuda con la gestión del tiempo y las tareas diarias, incluyendo reuniones, correspondencia y toma de notas . Las funciones de un asistente personal pueden ser variadas, como contestar llamadas telefónicas, tomar notas, programar reuniones, enviar correos electrónicos y mensajes de texto, entre otras.

En contextos empresariales o personales, los asistentes son personas que prestan servicios que liberan a su empleador del estrés de las tareas asociadas con la gestión de su vida personal y/o profesional. Ayudan con diversas tareas de gestión de la vida, como hacer recados, organizar viajes (por ejemplo, servicios de agencia de viajes como la compra de billetes de avión, la reserva de habitaciones de hotel y coches de alquiler, y la organización de actividades, así como gestionar servicios más locales como recomendar una ruta alternativa al trabajo en función de las condiciones de la carretera o del tráfico), finanzas (pago de facturas, compra y venta de acciones) y compras (planificación de comidas, recordar ocasiones especiales como cumpleaños). ^{[ 3 ]}

Un asistente suele ser el primer punto de contacto del gerente con personas tanto internas como externas a la organización. Esto significa que sus tareas y habilidades a menudo se dividen en dos áreas: habilidades técnicas y habilidades interpersonales.

Las tareas pueden incluir, entre otras:

• diseñar y mantener sistemas de oficina, incluyendo la gestión de datos y el archivo;
• organizar viajes, visados ​​y alojamiento y, ocasionalmente, viajar con el gerente para tomar notas o dictados en reuniones o para brindar asistencia general durante las presentaciones;
• filtrar las llamadas telefónicas, las consultas y las solicitudes, y gestionarlas cuando corresponda;
• recibir y saludar a los visitantes de todos los niveles jerárquicos;
• organizar y mantener agendas y concertar citas;
• Gestionar el correo electrónico y postal entrante, a menudo respondiendo en nombre del gerente;
• tomar dictado y actas;
• realizar investigaciones preliminares y presentar los resultados;
• Elaboración de documentos, informes, resúmenes y presentaciones;
• organizar y asistir a reuniones, y asegurarse de que el gerente esté bien preparado para las mismas;
• Mantener contacto con clientes, proveedores y demás personal.

Además de brindar apoyo a los gerentes, sus equipos y departamentos, muchos asistentes personales también tienen su propia carga de trabajo y responsabilidades. El alcance del rol del asistente personal puede ser extenso y las funciones adicionales pueden incluir:

• llevar a cabo proyectos e investigaciones específicas;
• responsabilidad de las cuentas y los presupuestos;
• asumir algunas de las responsabilidades del gerente y trabajar más estrechamente con la gerencia;
• sustituir al gerente, tomar decisiones y delegar trabajo a otros en su ausencia;
• estar involucrado en los procesos de toma de decisiones. ^{[ 4 ]}

• Ayudante de cátedra