Números (hoja de cálculo)

Numbers funciona de una manera algo diferente a las hojas de cálculo tradicionales como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3 . En el modelo tradicional, la tabla es el elemento principal del sistema, actuando como interfaz principal de trabajo y como contenedor de otros tipos de medios, como gráficos o imágenes digitales . En efecto, la hoja de cálculo y la tabla son lo mismo. En cambio, Numbers utiliza un "lienzo" separado como su objeto contenedor básico, y las tablas se encuentran entre los muchos objetos que se pueden colocar dentro del lienzo. ^{[ 8 ] [ N 1 ]}

Esta diferencia no es simplemente una cuestión de sintaxis . Para proporcionar un gran espacio de trabajo, las hojas de cálculo convencionales extienden una tabla en X e Y para formar una cuadrícula muy grande —idealmente infinita, pero normalmente limitada a alguna dimensión menor. ^{[ N 2 ]} Algunas de estas celdas, seleccionadas por el usuario, contienen datos . Los datos se manipulan mediante fórmulas, que se colocan en otras celdas de la misma hoja y muestran sus resultados en la celda de la fórmula. El resto de la hoja está "vacía" y actualmente no se utiliza. ^{[ 10 ]}

Las hojas de cálculo suelen volverse muy complejas con datos de entrada, valores intermedios de fórmulas y áreas de salida, separadas por espacios en blanco. Para gestionar esta complejidad, Excel permite ocultar los datos que no son relevantes, ^{[ 11 ]} a menudo valores intermedios. Quattro Pro introdujo la idea de usar varias hojas en un mismo libro, lo que permite una mayor subdivisión de los datos; Excel implementa esto mediante pestañas en la parte inferior del libro.

En cambio, Numbers no tiene una hoja de cálculo subyacente en el sentido tradicional, sino que utiliza varias tablas individuales para este propósito. ^{[ 8 ]} Las tablas son una colección de celdas X e Y, como una hoja, pero se extienden solo hasta los límites de los datos que contienen. Cada sección de datos o resultado de fórmulas se puede combinar en una tabla existente o colocar en una nueva. El usuario puede agrupar las tablas en uno o varios lienzos. Mientras que una hoja de Excel típica tiene los datos dispersos, un lienzo de Numbers podría construir el mismo resultado a través de tablas individuales más pequeñas que abarquen los mismos datos. ^{[ 12 ]}

Consideremos una hoja de cálculo sencilla que se utiliza para calcular el valor promedio de todas las ventas de automóviles en un mes durante un año determinado. La hoja podría contener el número o nombre del mes en la columna A, la cantidad de automóviles vendidos en la columna B y los ingresos totales en la columna C. El usuario desea calcular el ingreso promedio por automóvil vendido dividiendo los ingresos totales entre la cantidad de automóviles vendidos y colocando el promedio resultante en la columna D. Desde la perspectiva del usuario, los valores en las celdas tienen contenido semántico: "automóviles vendidos" e "ingresos totales". El usuario desea manipular estos datos para obtener un valor de salida: el "precio promedio".

En las hojas de cálculo tradicionales, se pierde el valor semántico de los números. El número en la celda B2 no es "el número de coches vendidos en enero", sino simplemente "el valor en la celda B2". La fórmula para calcular el promedio se basa en la manipulación de las celdas, en la forma =C2/B2. Como la hoja de cálculo desconoce el deseo del usuario de que D sea una columna de salida, el usuario copia esa fórmula en todas las celdas de D. Sin embargo, como la fórmula hace referencia a datos en filas diferentes, debe modificarse al copiarla en las celdas de D, cambiándola para que haga referencia a la fila correcta. Por ejemplo, la fórmula en D4 sería =C4/B4. Excel automatiza esta última tarea mediante un sistema de referencias relativas que funciona siempre que las celdas conserven su ubicación relativa a la fórmula. Sin embargo, este sistema requiere que Excel realice un seguimiento de cualquier cambio en el diseño de la hoja y ajuste las fórmulas, un proceso que dista mucho de ser infalible. ^{[ 13 ]}

Durante el desarrollo de Improv , el equipo de Lotus descubrió que este tipo de fórmulas eran difíciles de usar y resistentes a futuros cambios en el diseño de la hoja de cálculo. ^{[ 14 ]} Su solución fue hacer que el usuario definiera explícitamente el contenido semántico de las hojas: que la columna B contenía "autos vendidos". Estos rangos de datos se conocían como "categorías". Las fórmulas se escribían haciendo referencia a estas categorías por su nombre, creando una nueva categoría que podía (si se deseaba) colocarse en la hoja para su visualización. Usando el ejemplo del auto, la fórmula en Improv sería average per car = total income / cars sold. Los cambios en el diseño de la hoja no afectarían las fórmulas; los datos permanecen definidos sin importar dónde se muevan. También significaba que las fórmulas que calculaban valores intermedios no tenían que colocarse en la hoja y normalmente no ocupaban espacio. La desventaja del enfoque de Improv es que exigía más información del usuario por adelantado y se consideraba menos adecuado para cálculos "rápidos y sencillos" o la creación básica de listas. ^{[ 15 ]}

Numbers utiliza un enfoque híbrido para la creación de fórmulas, admitiendo el uso de datos con nombre como Improv, pero implementándolas en la hoja como Excel. En su funcionamiento básico, Numbers se puede usar igual que Excel; los datos se pueden escribir en cualquier lugar y las fórmulas se pueden crear haciendo referencia a los datos por su celda. Sin embargo, si el usuario escribe un encabezado en la tabla, algo que se hace normalmente, Numbers lo utiliza para crear automáticamente un rango con nombre para las celdas de esa fila o columna. Por ejemplo, si el usuario escribe "mes" en A1 y luego escribe los nombres "enero", "febrero", etc., en las celdas siguientes, Numbers crea un rango con nombre para las celdas A2 a A13 y le asigna el nombre "mes". Lo mismo ocurre cuando el usuario introduce las cifras de "ventas" e "ingresos". A continuación, el usuario puede escribir la fórmula de promedio en un formato de texto similar a una categoría = total income / cars sold. La fórmula encontrará los datos apropiados y calculará los resultados independientemente de la fila. ^{[ 16 ]} Al igual que Improv, esta fórmula no hace referencia a la ubicación física de los datos en la hoja, por lo que la hoja puede modificarse drásticamente sin que la fórmula falle. ^{[ 16 ]}

De forma similar a Improv, las fórmulas se pueden representar como iconos en Numbers, lo que permite arrastrarlas por las hojas. Un ejemplo notable es la barra lateral que contiene la suma, el promedio y otros cálculos básicos para la selección actual en la tabla activa. Estos cumplen una función similar a la suma que aparece en la parte inferior de la ventana en Microsoft Excel. Sin embargo, el usuario puede arrastrar uno de los iconos de función de la barra lateral a la hoja para que el cálculo aparezca en esa ubicación. ^{[ 16 ]} Como otro guiño a Improv, la Lista de fórmulas muestra todas las fórmulas de la hoja de cálculo en un área separada y permite editarlas directamente o navegar fácilmente a su uso en las hojas.

Numbers '09 contiene 262 funciones integradas que se pueden usar en fórmulas. ^{[ 17 ]} Esto contrasta con las 338 funciones de Excel 2007. ^{[ 18 ]} Muchas de las funciones de Numbers son idénticas a las de Excel; las que faltan suelen estar relacionadas con la estadística, aunque esta área mejoró notablemente en Numbers '09. ^{[ 19 ]}

Numbers '09 incluye un sistema para categorizar datos similar a las tablas dinámicas . Las tablas dinámicas se introdujeron en Improv y se manipulaban arrastrando los encabezados de categoría, ^{[ 19 ]} lo que permitía al usuario rotar rápidamente filas en columnas o viceversa. Aunque Numbers tiene objetos arrastrables similares que representan fórmulas, no se utilizan para esta función y no se puede manipular directamente. En su lugar, Numbers coloca menús emergentes en los encabezados de columna que permiten al usuario contraer varias filas en totales (sumas, promedios, etc.) según los datos comunes a todas las filas. Esta funcionalidad es similar a la de una tabla dinámica, pero carece de la facilidad de reorganización del modelo de Improv y otras funciones avanzadas. Numbers 5.2, lanzado el 17 de septiembre de 2018, ^{[ 20 ]} mejora aún más estas funciones al agregar Categorías inteligentes, lo que permite al usuario "organizar y resumir tablas rápidamente para obtener nuevas perspectivas". ^{[ 21 ]}

Las tablas dinámicas se añadieron posteriormente a Numbers 11.2 el 28 de septiembre de 2021. ^{[ 22 ]}

Dado que Numbers utiliza el lienzo como base del documento, los elementos multimedia no están vinculados a las tablas; se podría crear un lienzo de Numbers que contenga una colección de fotografías pero no tablas. En el uso habitual, se colocan una o más tablas en el lienzo, se les da tamaño y estilo para que muestren solo los datos de interés. Los gráficos y las etiquetas suelen colocarse alrededor de las tablas. También se pueden añadir otros elementos multimedia, como fotografías o ilustraciones. ^{[ 23 ]}

Al igual que los demás productos de la suite iWork , Numbers incluye una variedad de estilos y diseños creados por ilustradores profesionales. Al abrir una hoja de Excel en Numbers, se muestra con fuentes fluidas, un diseño limpio y opciones de color. Estas se pueden modificar, opcionalmente utilizando una de las plantillas disponibles, y guardar nuevamente en formato Excel conservando los estilos originales. Numbers también permite enviar hojas por correo electrónico en formato Excel en un solo paso o compartirlas a través de Numbers para iCloud .

• Flujo de trabajo centrado en tablas que permite estructurar las listas con encabezados y resúmenes.
• Celdas con casillas de verificación, controles deslizantes y listas desplegables.
• Arrastrar y soltar funciones desde una barra lateral a las celdas.
• Una vista previa de impresión que permite editar mientras se previsualiza.
• Importa datos de Microsoft Excel. Carece de ciertas funciones de Excel, como Visual Basic para Aplicaciones (que también estaba ausente en la versión de 2008 de Office para Mac , aunque se reintrodujo en la versión de 2011 ) y las tablas dinámicas (añadidas en la versión 11.2).
• Exporta a Microsoft Excel.