Hoja de verificación

Una hoja de control es un formulario que se utiliza para recopilar datos en tiempo real en el lugar donde se generan. Los datos que recoge pueden ser cuantitativos o cualitativos . Cuando la información es cuantitativa, la hoja de control a veces se denomina hoja de recuento . ^{[ 1 ]}

La hoja de verificación es una de las llamadas siete herramientas básicas del control de calidad. ^{[ 2 ]}

La característica principal de una hoja de control es que los datos se registran mediante marcas ("checks"). Una hoja de control típica se divide en secciones, y las marcas realizadas en cada sección tienen un significado distinto. Los datos se leen observando la ubicación y la cantidad de marcas en la hoja.

Las hojas de verificación suelen emplear un encabezado que responde a las cinco preguntas básicas :

• ¿Quién rellenó la hoja de control?
• Qué se recolectó (qué representa cada cheque, un número de lote o partida identificativa)
• Lugar donde se realizó la recolección (instalación, sala, aparato)
• Cuándo se realizó la recogida (hora, turno, día de la semana)
• Por qué se recopilaron los datos.

Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de verificación en el control de calidad: ^{[ 3 ] : 30}

• Para comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso
• Para cuantificar los defectos por tipo
• Para cuantificar los defectos por ubicación
• Para cuantificar los defectos según su causa (máquina, trabajador)
• Para llevar un registro de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios pasos (es decir, como una lista de verificación ).

Al evaluar la distribución de probabilidad de un proceso, se pueden registrar todos los datos del proceso y luego esperar para construir una distribución de frecuencias posteriormente. Sin embargo, se puede utilizar una hoja de verificación para construir la distribución de frecuencias mientras se observa el proceso. ^{[ 3 ] : 31}

Este tipo de hoja de verificación consta de lo siguiente:

• Una cuadrícula que captura
  • Los intervalos del histograma en una dimensión
  • El recuento o frecuencia de observaciones del proceso en el intervalo correspondiente en la otra dimensión.
• Líneas que delimitan los límites superior e inferior de las especificaciones.

Tenga en cuenta que los valores extremos en las observaciones del proceso deben predecirse con precisión antes de elaborar la hoja de verificación.

Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador completa el encabezado de la hoja de verificación y observa activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera un resultado, lo mide (o evalúa de otra manera), determina en qué categoría se encuentra la medición y añade marcas a esa categoría.

Cuando haya concluido el período de observación, el evaluador deberá examinarlo de la siguiente manera: ^{[ 3 ] : 32}

• ¿Las marcas de verificación forman una curva de campana ? ¿Los valores están sesgados? ¿Hay más de un pico ? ¿Hay valores atípicos ?
• ¿Las marcas de verificación se encuentran completamente dentro de los límites de especificación, con margen de sobra? ¿O hay un número significativo de marcas de verificación que quedan fuera de los límites de especificación?

Si existen indicios de que el resultado no es normal o si el proceso está generando una producción significativa cercana o superior a los límites de especificación, se debe emprender un esfuerzo de mejora del proceso para eliminar la variación debida a causas especiales .

Cuando se identifica un proceso como susceptible de mejora, es importante conocer los tipos de defectos que se producen en sus resultados y su frecuencia relativa. Esta información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de los defectos, comenzando por los más frecuentes. ^{[ 3 ] : 32–34}

Este tipo de hoja de verificación consta de lo siguiente:

• Una sola columna que enumera cada categoría de defecto.
• Una o más columnas en las que se registrarán las observaciones para diferentes máquinas, materiales, métodos y operadores.

Cabe señalar que las categorías de defectos y la forma en que se clasificarán los resultados del proceso dentro de estas categorías deben acordarse y definirse con antelación a la elaboración de la hoja de verificación. Asimismo, deben establecerse las reglas para registrar la presencia de defectos de diferentes tipos cuando se observan en el mismo resultado del proceso.

Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador completa el encabezado de la hoja de verificación y observa activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera un resultado, lo evalúa en busca de defectos utilizando los métodos acordados, determina la categoría a la que pertenece el defecto y marca la casilla correspondiente. Si no se encuentran defectos en un resultado del proceso, no se marca la casilla.

Una vez finalizado el período de observación, el evaluador deberá generar un diagrama de Pareto a partir de los datos obtenidos. Este diagrama determinará el orden en que se investigará el proceso y las fuentes de variación que conllevan la eliminación de defectos.

Cuando los productos de un proceso son objetos en los que se pueden observar defectos en distintas ubicaciones (por ejemplo, burbujas en productos laminados o huecos en piezas fundidas ), un diagrama de concentración de defectos resulta invaluable. ^{[ 3 ] : 34} Cabe señalar que, si bien la mayoría de los tipos de hojas de verificación agregan observaciones de muchos productos de un proceso, normalmente se utiliza una hoja de verificación de ubicación de defectos por cada producto de un proceso.

Este tipo de hoja de verificación consta de lo siguiente:

• Un diagrama a escala del objeto desde cada uno de sus lados, opcionalmente dividido en secciones de igual tamaño.

Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador completa el encabezado de la hoja de verificación y observa activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera un resultado, lo evalúa en busca de defectos y marca la sección de cada vista donde se encuentra cada uno. Si no se encuentran defectos en un resultado del proceso, no se marca ninguna casilla.

Una vez finalizado el período de observación, el evaluador deberá revisar cada hoja de control y elaborar un informe con la ubicación de los defectos. Su conocimiento del proceso, junto con la ubicación de los defectos, le permitirá identificar la fuente o las fuentes de variación que los originan.

Cuando se ha identificado un proceso como candidato a mejora, puede ser necesario realizar esfuerzos para intentar identificar la fuente de los defectos por causa. ^{[ 3 ] : 36}

Este tipo de hoja de verificación consta de lo siguiente:

• Una o más columnas que enumeren cada causa sospechada (por ejemplo, máquina, material, método, entorno, operador).
• Una o más columnas que indiquen el período durante el cual se observarán los resultados del proceso (por ejemplo, hora, turno, día).
• Uno o más símbolos para representar los diferentes tipos de defectos que se deben registrar; estos símbolos reemplazan las marcas de verificación de los otros tipos de gráficos.

Cabe señalar que las categorías de defectos y la forma en que se clasificarán los resultados del proceso dentro de estas categorías deben acordarse y definirse con antelación a la elaboración de la hoja de verificación. Asimismo, deben establecerse las reglas para registrar la presencia de defectos de diferentes tipos cuando se observan en el mismo resultado del proceso.

Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador completa el encabezado de la hoja de verificación. Para cada combinación de causas sospechadas, el evaluador observa activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera un resultado, lo evalúa en busca de defectos utilizando los métodos acordados, determina la categoría a la que pertenece el defecto y agrega el símbolo correspondiente a dicha categoría a la celda de la cuadrícula correspondiente a la combinación de causas sospechadas. Si no se encuentran defectos en un resultado del proceso, no se ingresa ningún símbolo.

Una vez concluido el período de observación, se deberán investigar las combinaciones de causas sospechosas con mayor número de símbolos para determinar las fuentes de variación que producen los defectos del tipo observado.

Opcionalmente, se puede utilizar el diagrama de causa y efecto para realizar un diagnóstico similar. El evaluador simplemente marca con una casilla la rama del diagrama que corresponde a la causa sospechada cuando observa un defecto.

Si bien las hojas de verificación mencionadas anteriormente sirven para registrar y categorizar las observaciones, la lista de verificación está pensada como una ayuda para evitar errores al llevar a cabo procedimientos de varios pasos, en particular durante la verificación y finalización de los resultados del proceso.

Este tipo de hoja de verificación consta de lo siguiente:

• Un esquema (opcionalmente numerado) de las subtareas a realizar
• Casillas o espacios en los que se pueden marcar las casillas para indicar cuándo se ha completado la subtarea.

Las anotaciones deben realizarse en el orden en que se completan las subtareas. ^{[ 3 ] : 37}

Las hojas de verificación no se limitan a las descritas anteriormente. Los usuarios deben usar su imaginación para diseñar hojas de verificación adaptadas a las circunstancias. ^{[ 3 ] : 41}

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