Libro del tiempo

En el siglo XIX, cuando las organizaciones comenzaron a crecer, surgió un registro separado de las horas de trabajo, llamado libro de control horario. Estos se utilizaban para llevar la contabilidad del trabajo realizado. ^{[ 2 ]} Loudon (1826) explicó que, en la jardinería , los libros necesarios para el sistema de contabilidad son el libro de control horario, el libro de caja y el libro forestal o de plantación. ^{[ 3 ]} Loudon describió cómo se manejaban los libros de control horario en aquellos tiempos:

El maestro anota el nombre de cada trabajador; y el capataz de cada departamento anota el tiempo en días, o fracciones de día, que cada persona a su cargo ha estado trabajando, y la tarea específica que ha realizado. Al final de cada semana, el maestro suma el tiempo desde el sábado o lunes anterior hasta el viernes o sábado inclusive; la suma adeudada o por adelantar a cada trabajador se anota en una columna, y cuando el trabajador la recibe, escribe la palabra «recibido» en la columna anterior y firma su nombre como recibo en la columna siguiente. Por lo tanto, el libro de registro de horas mostrará en qué ha estado involucrado cada trabajador durante cada hora del año por la que ha recibido un salario, y también contendrá recibos por cada suma, por insignificante que sea, que haya pagado el jardinero por trabajos de jardinería. ^{[ 3 ]}

Y además:

En resumen, sería difícil idear un libro más satisfactorio tanto para el amo como para el sirviente que el libro de control horario, ya que impide, en la medida de lo posible, que este último se engañe a sí mismo o a su empleador, y constituye un registro auténtico e indiscutible del trabajo realizado y de los comprobantes de pago durante todo el período de servicio del jardinero principal. Al diseñar terrenos en una zona remota del país, donde más de doscientos hombres trabajaban bajo las órdenes de un capataz, registramos su tiempo, empleo y pagos, y obtuvimos recibos de esta manera, y comprobamos que era una barrera eficaz contra cualquier duda o inconveniente. ^{[ 3 ]}

En aquellos tiempos, como explicó Loudon, los libros de control de tiempo se usaban en las granjas , pero también en las minas ^{[ 4 ]} y en la incipiente industria siderúrgica . ^{[ 5 ]} Ocasionalmente, los libros de control de tiempo también se usaban para registrar el tiempo que una máquina de vapor había estado en funcionamiento. ^{[ 6 ]}

Con la aparición de talleres mecánicos más grandes a mediados del siglo XIX, los métodos contables desarrollados en las grandes empresas agrícolas se aplicaron a la creciente industria. En su libro de 1885 sobre contabilidad fabril, Metcalfe describió el sistema normal de registro de mano de obra a mediados de la década de 1870:

El encargado del control horario , generalmente el capataz , recorre el taller hacia el final de la jornada y pregunta a cada trabajador cómo ha empleado su tiempo; según el recuerdo del trabajador, anota el tiempo registrado en un libro, como se describe más adelante. ^{[ 7 ]}

Metcalfe señaló que «existía una excepción a esta práctica durante su tiempo en la Armería Nacional, donde, en algunos departamentos, cada trabajador anotaba en una pequeña hoja de papel, en su propio idioma, la forma en que había empleado su tiempo. Esto, junto con la hora, se copiaba en el libro de control horario; pero no se hacía nada más con los vales. Esta práctica fue el germen del sistema aquí desarrollado». ^{[ 7 ]}

Metcalfe (1885) continuó explicando las formas generales del libro de tiempo (ver imágenes):

Existen dos formas generales de libro de registro de tiempo;

• uno, formulario A, con características de nómina, en el que se registra el tiempo trabajado por cada hombre durante cada día en bruto;
• y las formas B y C, en las que se intenta mostrar cómo se ha empleado el tiempo así indicado.
  • El formulario B ocupa una página por día y una línea por cada hombre. Para evitar tener que copiar los nombres cada día, se acostumbra pegar una hoja de registro en el reverso de la primera página, la cual, al desplegarse, sirve para todas las páginas siguientes y además proporciona más espacio para el registro diario de empleo.
  • El formulario C, que es una combinación tanto en forma como en nombre, se utilizaba en el Arsenal Nacional durante mi servicio allí. Su gran ventaja sobre el formulario B es el mayor espacio que ofrece para insertar los nombres de los empleos en los que el trabajador ha estado involucrado. También permite el uso de una unidad de tiempo más pequeña y, por consiguiente, una definición más precisa de su registro; ya que en el formulario B el pequeño espacio asignado para la descripción del trabajo y la necesidad de reescribirlo diariamente tienden naturalmente a la consolidación de las entradas; mientras que en el formulario C una entrada realizada es válida para todo el mes, siempre que el trabajador siempre llame al mismo trabajo por el mismo nombre. ^{[ 7 ]}

Posteriormente, Metcalfe observó una serie de objeciones contra el registro de libros de asistencia existente (basado en los formularios B y C):

1. El obrero tiene que recordar tan de repente todos los trabajos que ha realizado durante el día, que es muy propenso a cometer errores al agrupar diferentes trabajos bajo un mismo nombre; o al llamar al mismo trabajo con diferentes nombres, o a diferentes trabajos con el mismo nombre en diferentes días.
2. Suele utilizar términos generales de forma imprecisa, imputando su tiempo, por ejemplo, a "Reparaciones menores", "Mobiliario de tienda", "Trabajos a destajo", etc., en lugar de darle nombres definidos con los que se pueda distinguir su naturaleza exacta en el futuro.
3. En caso de que el trabajador esté ausente, ya sea durante toda la jornada o parte de ella, solo queda confiar en la memoria del capataz para saber si estuvo ausente. Por ejemplo, se le puede marcar como "ausente" cuando está presente, o se le puede acreditar tiempo cuando está ausente; en ninguno de los casos se descubrirá el error hasta que se firme la nómina, y ni siquiera entonces a menos que el trabajador haya registrado su propio tiempo, y a menos que, en este último caso, haya sido lo suficientemente honesto como para renunciar a la ventaja derivada del error del capataz.
4. Además de tales errores al indicar la cantidad total de tiempo, los siguientes errores no son infrecuentes en la distribución del tiempo: En el formulario B, el capataz, al tener poco espacio si tiene que hacer muchas anotaciones en una sola línea, se ve obligado a abreviarlas o condensarlas para ahorrarse trabajo. ^{[ 7 ]}

La principal preocupación de Metcalfe era que no podía justificar los costos dentro de los talleres, ^{[ 8 ]} y como razón principal veía la falta de registros escritos. ^{[ 9 ]}

Con el desarrollo de los talleres mecánicos hasta convertirse en fábricas a finales del siglo XIX, surgió un nuevo tipo de contabilidad, denominada contabilidad de fábrica, relacionada con esta nueva práctica más compleja. En 1886, el capitán Henry Metcalfe fue el primero en proponer un nuevo sistema de pago por pieza en el taller mecánico . Este sistema introdujo una tarjeta de servicio adicional para el registro directo del tiempo de trabajo en la planta. Metcalfe (1886) explicó:

Un trabajador que realiza un lote de piezas a destajo, extiende un comprobante y lo entrega junto con las piezas al capataz o inspector. Si el inspector aprueba el trabajo, perfora la tarjeta de servicio y la envía con las demás. Cualquier deducción necesaria se indica en la tarjeta para que refleje completamente la información. El espacio para el monto puede rellenarse o no, según se desee; esto facilita el cálculo.

Además de cobrar por su trabajo, es casi igual de necesario que el trabajador a destajo informe a la oficina cuánto tiempo ha dedicado a su trabajo, para que la oficina pueda realizar futuros ajustes en la tarifa...

... Las tarjetas se entregan al encargado de costos y se barajan, primero, por nombre del trabajador; segundo, por número de orden de taller debajo de cada nombre. Luego se registra el tiempo en el libro de control horario... frente a las órdenes de taller en las que se ha empleado al trabajador. Esto permite imputar el salario de cada trabajador a la partida presupuestaria correspondiente... ^{[ 10 ]}

En el sistema propuesto por Metcalfe, el libro de registro de horas ya no se utiliza para el registro primario del tiempo de trabajo. El tiempo empleado se registra primero en una tarjeta de "servicio" o de registro de trabajo. Sobre el uso de las tarjetas de servicio en relación con los libros de registro de horas, Metcalfe (1885) explicó además:

Cuando el encargado de costos recibe las tarjetas de servicio, debidamente selladas por el capataz, las ordena primero por nombre si es necesario, y luego por órdenes de producción, e ingresa los resultados brutos debajo de cada orden de producción en el libro de control horario... Excepto para los trabajadores a destajo, el libro de control horario no incluye más detalles sobre la subdivisión de la orden; los detalles del empleo deben buscarse en las tarjetas de servicio. ^{[ 11 ]}

Otro sistema para el registro de tiempo en los ferrocarriles fue descrito por Marshall Monroe Kirkman en su obra The science of railways, Vol. 9, 1895. En este sistema se hacía una división entre un libro de registro de tiempo general y varios libros de registro de tiempo especializados para diferentes tipos de empleados:

Cada capataz de la fuerza a su cargo deberá llevar un libro de registro de horas; este deberá cerrarse y enviarse al oficial correspondiente el primer día del mes. Sin embargo, antes de enviarlo, el capataz deberá anotar el importe en su «informe de suministros recibidos y gastos incurridos», tal como se indicó anteriormente. ^{[ 12 ]}

En el sistema de Kirkman, diferentes personas participaban en la gestión de las prácticas laborales, incluyendo la contratación de personal, el control horario y la contabilidad. Kirkman explicó primero la teoría del tema, antes de abordar las regulaciones específicas necesarias para la gestión del personal de una gran corporación.

El gasto que una compañía ferroviaria destina a mano de obra es tan elevado que la presentación de informes precisos al respecto, incluyendo la elaboración de nóminas veraces y fieles, es de suma importancia. Dondequiera que se emplee personal, ya sea en talleres, cocheras, depósitos, almacenes, depósitos de suministros, en las vías, en las estaciones, en los trenes o en cualquier otro lugar, es fundamental contar con un registro preciso del tiempo trabajado, independientemente de si el trabajo se realiza por hora, día, mes o pieza. De lo contrario, se producirá una injusticia, tanto para el empleado como para la empresa. ^{[ 13 ]}

Y además:

... los detalles (distribución) del tiempo de cada hombre también deben pasar por las manos de los funcionarios locales. Estos detalles se muestran en el libro de asistencia; este libro debe acompañar o seguir a la nómina... El libro de asistencia está entonces listo para usarse en la elaboración de la nómina... La exactitud de cada libro de asistencia debe ser certificada formalmente por el encargado del registro de tiempo (es decir, la persona que lo elabora) de la siguiente manera: «Por la presente certifico que este libro de asistencia es correcto». Este certificado debe ser firmado no solo por la persona que efectivamente registra el tiempo, sino también por el funcionario que está inmediatamente a cargo; así, en los comercios debe ser. ^{[ 14 ]}

En la edición revisada de 1907 de esta obra, Kirkman presentó diferentes libros de horarios especializados para puentes y edificios; para maquinistas de trenes de carga; para ingenieros de locomotoras; para maquinistas de trenes de pasajeros; y para vías. ^{[ 15 ]}

A principios del siglo XX, el libro de control horario se convirtió en una herramienta de gestión habitual, a veces en forma de carpeta de hojas sueltas. ^{[ 16 ]} Sin embargo, el manejo de las cuentas de mano de obra sigue causando grandes dificultades, como explicó Kirkman (1907), y por ello introdujo el libro de control horario .

En lo que respecta al manejo de las cuentas de mano de obra para el trabajo realizado por los capataces de sección y otros, se ha experimentado una gran dificultad, no solo para determinar con precisión cuánto tiempo trabaja cada persona, sino también el tipo de trabajo que ha realizado. El formulario del libro de control de tiempo de vía muestra ambos aspectos con mucha claridad.* Se ha utilizado durante muchos años, pero se ha modificado periódicamente, según la experiencia y las nuevas circunstancias sugerían mejoras. El punto principal en relación con esto, como en el caso del material, es que cada capataz de sección puede llevar la cuenta del trabajo realizado y en qué se realizó, con facilidad y poco esfuerzo, dejando a los contadores de la sede central la tarea de determinar el costo y sumar el total. ^{[ 17 ]}

Y además:

Al consultar este libro de registro de horas, se observa que el trabajo de los operarios de sección puede distribuirse entre las diversas cuentas de operación, construcción y otras que entran dentro del ámbito de sus funciones, con tal facilidad que cualquier capataz de sección puede realizar el trabajo administrativo con precisión y en tan poco tiempo que prácticamente no le restará tiempo de sus tareas diarias. Así, al finalizar la jornada, anotará junto al nombre de cada operario el número total de horas trabajadas y, en las columnas correspondientes, cuántas horas se imputan a cada una de las diversas cuentas de operación, construcción u otras en las que haya participado. Nada podría ser más sencillo ni más completo. ^{[ 18 ]}

En su obra de 1908, Cost Keeping and Management Engineering, Halbert Gillette presentó un sistema de control de costos y su aplicación a las obras de alcantarillado, que incorporaba un tipo avanzado de registro de horas, al que denominó hoja de horas. Si bien el formulario se llamaba hoja de horas, en realidad era un registro de horas completamente desarrollado, y no una hoja de horas moderna . Este sistema se utilizaba en la Moore-Mansfield Construction Company y en la Mansfield Engineering Company de Indianápolis, Indiana , una oficina de ingeniería, diseño y contratación general. Gillette explicó el sistema de la siguiente manera:

La característica esencial y fundamental del sistema depende del formato de la hoja de control horario utilizada (vista frontal de la hoja de control horario (primera imagen) y vista posterior (segunda imagen)). La hoja de control horario se pliega cuando la utiliza el encargado del control horario y se guarda en una funda, lo que le confiere el mismo tamaño que un libro y prácticamente el mismo formato que un libro de control horario convencional. En el lado izquierdo del anverso aparece la hoja de control horario en su formato habitual. ^{[ 19 ]}

Esta hoja de control horario está diseñada para que un grupo de trabajadores la utilice para informar semanalmente sobre su tiempo, y también para entregarla diariamente. En este último caso, se ignoran las líneas debajo de las fechas y el tiempo se registra en la columna de horas totales. A la izquierda aparece la columna de verificación del cronometrador. Las instrucciones para el cronometrador en el reverso de la hoja (segunda imagen) son probablemente lo suficientemente claras, aunque cabe añadir que, cuando la hoja se utiliza como informe semanal, como suele ser el caso cuando el grupo es pequeño o el trabajo no es importante, el tiempo se verifica y se divide mediante los cuatro cuadrados debajo de cada fecha y frente a cada nombre, representando cada cuadrado un cuarto de día. En el caso de la hoja ilustrada, las distribuciones mostradas corresponden a un trabajo de alcantarillado y las distribuciones específicas requeridas se muestran impresas con un sello. Cada distribución para este trabajo muestra una letra clave particular, aunque la misma letra puede no significar lo mismo en dos trabajos cualesquiera, pero se hace referencia al encabezado del sello de goma en cada contrato para determinar el significado de dicha letra... ^{[ 19 ]}

Esta forma de control horario sería valiosa solo por su sistema de uniformidad, incluso sin considerar las demás características mencionadas, aunque las empresas que utilizan este informe están satisfechas de obtener datos más valiosos con este formato que con los anteriores. El valor de la hoja de control horario uniforme reside en la capacitación de los encargados del control horario, lo que resulta en una fuerza laboral más eficiente. Con el antiguo sistema de hojas de control horario individuales, preparadas específicamente para cada trabajo, los formatos de las hojas eran numerosos y variados, y, por esta razón, los encargados del control horario solían incorporar sus propias ideas y realizar cambios e innovaciones, lo que generaba una gran cantidad de datos que requerían horas y, generalmente, la presencia personal de los encargados para su procesamiento. ^{[ 19 ]}

Pasando de las hojas de control horario (véanse las figuras), las nóminas y el libro de registro de costes, la siguiente característica del sistema de información o datos de costes consiste en los diagramas de progreso . Estos, por supuesto, varían según el tipo de trabajo y, dado que son utilizados por casi todas las grandes empresas constructoras, bastará con decir que se preparan planos (generalmente planos de líneas azules) sobre los que el encargado del control horario puede colorear el trabajo realizado cada día de la semana, marcar las fechas y entregar dichos diagramas en la oficina. Estos planos de progreso constituyen así un registro permanente del avance del trabajo y también sirven de base para determinar la cantidad de trabajo realizado en cada momento. ^{[ 19 ]}

En su obra de 1913, Principios para el control de costes en fábricas, Edward P. Moxey dedica un capítulo a la "Contabilización de la mano de obra", donde se describen diferentes métodos de registro del tiempo . ^{[ 20 ]}

En el transcurso del siglo XX, la disciplina de registrar el tiempo de trabajo comenzó a cambiar, como lo revela la siguiente cita del taller de costura A. & L. Tirocchi en Providence, Rhode Island, entre 1915 y 1947:

Un buen registro de nóminas es esencial para cualquier empresa. Uno de los tipos de registro fundamentales es el libro de control horario, con formularios impresos para registrar las horas trabajadas por los empleados semanalmente. A. & L. Tirocchi sí utilizaban estos libros de control horario impresos, probablemente comprados en una papelería, pero el contable generalmente solo registraba el salario pagado semanalmente, no las horas trabajadas. ^{[ 21 ]}

Con la introducción del control de producción moderno y la contabilidad de costos estándar en la década de 1920 ^{[ 22 ]} los libros de tiempo tradicionales quedaron obsoletos, como explicó Herman M. Grasselt (1925), una autoridad en el comercio de fabricación de papel, ^{[ 23 ]} :

El anticuado libro de control horario no tiene cabida en la industria moderna; el registrador horario y las tarjetas de entrada y salida semanales individuales son los únicos medios eficaces para obtener datos precisos. A cada departamento se le asignará un "bloque" determinado de números de tarjeta de registro horario de los empleados, con suficiente margen para añadir más, según el flujo de las operaciones. Dentro de cada departamento, cada empleado recibe un número de tarjeta de registro horario específico, que conserva mientras permanezca en dicho departamento o en la empresa. Las tarjetas de registro horario se colocan en estantes de "Entrada y Salida" junto al reloj. ^{[ 24 ]}

En los sistemas de gestión de finales del siglo XX, se mantuvo un registro más limitado del tiempo de trabajo, por lo que los libros de control horario tradicionales fueron reemplazados por hojas de control horario .

En la segunda mitad del siglo XX, los libros de control horario no desaparecieron por completo. En su obra *Construction Office Administration*, Deatherage (1964) explicó que los libros de control horario aún tenían un uso limitado en su sistema de control de producción :

El autor ha desarrollado y puesto en práctica en la construcción lo que se conoce como el sistema de cálculo de costes Deatherage. La característica predominante es la «escritura única » , la realización de varios registros a la vez para eliminar, en la medida de lo posible, cualquier repetición o reescritura, utilizando formularios con respaldo de carbón y el «sistema de registro visual». En esencia, se trata del mismo «sistema de contabilidad» que utiliza el tendero de la esquina para llevar las cuentas de sus clientes.

El sistema Deatherage de control de producción , etc., es utilizado por algunos de los fabricantes más grandes del país para mantener los costos de trabajo a destajo y también para registros de inventario, registros de equipos, etc. Cuando se utiliza este sistema, como en el caso del tendero de la esquina, siempre se utiliza la entrada original del registro, y el saldo o total se traslada desde la última transacción. Registrado diariamente, el registro de totales continuos en los recibos, ya sea de mano de obra o materiales, se archiva en el "archivo visual" para que cualquier persona interesada pueda leer directamente los totales y unidades del día anterior. Si está manejando una cuenta de crédito en el tendero,

... Esto equivale a que el capataz revise a sus hombres por la mañana antes de que comience el trabajo en su libro de asistencia y les asigne dónde trabajarán. La función adicional es que tiene que anotar dónde están sus hombres en lugar de descuidar esto hasta el final del turno y luego intentar recordar dónde los tuvo durante el día para elaborar su informe de capataz, momento en el que lo adivina. ^{[ 25 ]}

Otro ejemplo fue el uso del libro de registro de horas y salarios en Australia. El Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Commonwealth (1967) explicó:

Salvo en los casos en que se utilicen dispositivos mecánicos de cronometraje para registrar las horas de entrada y salida de los empleados, cada empleador deberá proporcionar un libro de registro o una hoja de control horario en la que se anotará el nombre y la clasificación del empleado. El empleador deberá registrar diariamente en el libro de registro o la hoja de control horario las horas de entrada y salida, el tiempo asignado para las comidas, las horas trabajadas por cada empleado y el salario percibido semanalmente (incluidas las horas extras y otros pagos). El empleado deberá certificar dichos registros al menos una vez por semana, si así lo considera correcto, y deberá firmar el empleador o su representante o gerente.

Se considerará una infracción de este laudo si alguna persona, a sabiendas, realiza, certifica o da fe de una anotación falsa en dicho libro de registro de horas o hoja de control horario.

Cuando se utilicen dispositivos mecánicos de cronometraje para registrar las horas de inicio y finalización de la jornada laboral de los empleados, cada empleador deberá conservar un registro que permita determinar fácilmente el nombre y la clasificación de cada empleado, las horas trabajadas cada día y los salarios percibidos cada semana (incluidas las horas extraordinarias y otros pagos)... Los libros de control horario, las hojas de control horario o los registros mecánicos deberán conservarse durante al menos 3 años después de su cumplimentación. ^{[ 26 ]}

Este sistema es similar al uso contemporáneo de las hojas de control horario .

Actualmente, el libro de control horario puede formar parte de un sistema de nómina integrado. En las pequeñas empresas, a veces se utiliza como registro de asistencia para anotar las horas trabajadas por los empleados. También puede usarse como alternativa al reloj de fichar en la entrada de la empresa. Otro sistema es la hoja de control horario , un formulario donde los empleados registran las horas trabajadas. ^{[ 27 ]}