Dietas

La dieta (latín"por día" o "por cada día") oviáticoes una cantidad específica de dinero que una organización le da a un individuo, generalmente un empleado, por día para cubrir los gastos de manutención cuando viaja por negocios del empleador.

Un pago diario puede cubrir parte o la totalidad de los gastos incurridos. Por ejemplo, puede incluir un subsidio de alojamiento o solo cubrir las comidas (los costos reales del alojamiento se reembolsan por separado, se pagan por adelantado o se facturan directamente al empleador). Los viajes, especialmente en vehículos motorizados, a menudo se reembolsan a una tarifa determinada únicamente por la distancia recorrida, por ejemplo, la tarifa de reembolso de kilometraje comercial de EE . UU.

Las tarifas fijas por día (y por milla ) eliminan la necesidad de que los empleados preparen, y los empleadores revisen minuciosamente, un informe detallado de gastos con recibos que justifiquen los montos gastados durante los viajes de negocios. En cambio, los empleadores pagan a los empleados una tarifa diaria estándar sin tener en cuenta el gasto real. En algunos países, el código tributario establece un límite máximo para la asignación diaria: si bien un empleador puede pagar una tarifa mayor, el excedente está sujeto al impuesto sobre la renta.

En el Reino Unido, la dieta diaria es una asignación que paga el empleador para cubrir los gastos laborales de un empleado que viaja por negocios. Se suele utilizar para comidas, alojamiento, transporte local y gastos imprevistos. En lugar de reembolsar cada gasto individualmente, la empresa puede proporcionar una cantidad fija diaria. En el Reino Unido, este término suele confundirse con dietas de manutención, dietas diarias o dietas de viaje. ^{[ 1 ]}

Los pagos de alojamiento y manutención (comidas) pagados como cantidades diarias fijas son descritos como "pagos de gastos a tarifa fija" por HM Revenue & Customs (HMRC). La guía de HMRC no utiliza el término " dieta" ^{[ 2 ]} , pero algunas organizaciones lo utilizan ^{[ 3 ]} . HMRC permite los pagos de gastos a tarifa fija a efectos del impuesto sobre la renta para viajes dentro del Reino Unido ^{[ 4 ]} y permite una exención para dichos pagos en viajes al extranjero ^{[ 2 ] .}

Las empresas y organizaciones estadounidenses utilizan la guía de tarifas de viáticos publicada por la Administración de Servicios Generales, que proporciona tarifas para varias ciudades de los Estados Unidos continentales. ^{[ 5 ]} Para ubicaciones en los EE. UU. fuera de los Estados Unidos continentales, incluyendo Alaska, Hawái y los territorios y posesiones estadounidenses, las tarifas de viáticos son publicadas por el Comité de Viáticos, Viajes y Subsidios de Transporte (también conocido como Comité de Viáticos o PDTATAC). Para todas las ubicaciones en el extranjero, las tarifas de viáticos son establecidas por el Departamento de Estado.

Se entiende que el viático incluye los gastos adicionales incurridos al vivir fuera de casa, básicamente la necesidad de tener dos residencias. ^{[ 6 ]} La GSA establece tarifas de viático dentro de los Estados Unidos continentales para hoteles "con base en datos de tarifa diaria promedio (ADR) proporcionados por el contratista de propiedades seguras contra incendios en la industria hotelera local"; ^{[ 6 ]} esto significa que el viático varía según la ubicación del hotel; por ejemplo, la ciudad de Nueva York tiene una tarifa más alta que Gadsden, Alabama . ^{[ 7 ]}

Para tener derecho a una dieta , la actividad laboral generalmente requiere una estancia de una noche. El código del IRS no especifica una distancia en millas. Sin embargo, según la jurisprudencia y las resoluciones del IRS, se acepta comúnmente que la estancia de una noche debe ser realmente necesaria y ocurrir efectivamente para justificar el pago de la dieta . ^{[ 8 ]} El propósito del pago de la dieta (o la deducción de gastos cuando los reembolsos son insuficientes) es aliviar la carga de los contribuyentes cuyos viajes de negocios o de trabajo generan gastos duplicados.

El ejército estadounidense paga a sus miembros dietas de acuerdo con el Reglamento Conjunto de Viajes. ^{[ 9 ]} Según este reglamento, los primeros y últimos días de viaje se pagan al 75% de la tarifa diaria de la Administración de Servicios Generales, PDTATAC o DOS, mientras que todos los demás días de viaje reciben la tarifa completa. ^{[ 10 ] : Capítulo 4, Parte A} El JTR también establece que los impuestos de alojamiento para CONUS y OCONUS no extranjeros son un gasto reembolsable pero requiere un recibo. ^{[ 10 ] : Capítulo 4} El JTR también sigue la regla de que "los gastos inferiores a $75 no requieren recibo", establecida por el Servicio de Impuestos Internos aunque los funcionarios desembolsadores locales pueden cuestionar los cargos que consideren falsos.

El gobierno de EE. UU. también permite a los empleados federales comprar una vivienda en el lugar de destino temporal y reclamar los gastos admisibles de: intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad y costos de servicios públicos realmente incurridos. ^{[ 11 ]}

Además, los camioneros tienen una forma especial de calcular la deducción fiscal por viáticos . Todos los conductores sujetos a las horas de servicio del USDOT son elegibles. A partir del 1 de octubre de 2009, la tarifa de viáticos es de $59 por día, y pueden deducir el 80% de esta cantidad de su renta imponible . ^{[ 12 ]}

Debido a la gran cantidad de partidos fuera de casa y los días de viaje asociados en los deportes estadounidenses, las dietas suelen ser componentes importantes en los convenios colectivos entre las ligas y los sindicatos de jugadores. En 2016, la NBA tenía la dieta más alta para los jugadores, con 115 dólares al día, seguida de la NHL , cuya dieta comenzó con una base de 100 dólares al día en 2012-13 y se ajusta cada año en función de las variaciones del Índice de Precios al Consumidor de EE . UU. Los atletas profesionales menores y universitarios también reciben dinero para comidas en viajes con pernoctación, generalmente pagado a una tarifa establecida por la liga o universidad a la que pertenecen. A medida que los salarios de los atletas han aumentado, las dietas se han convertido ocasionalmente en un tema polémico al negociar los convenios colectivos: por ejemplo, en 2016, la Major League Baseball redujo las dietas de 100 dólares al día a 35 dólares al día, citando como justificación los altos salarios y el hecho de que los equipos ahora proporcionan comida antes y después de los partidos a los jugadores que viajan. ^{[ 13 ]}

En Rusia, las dietas suelen ser establecidas por las empresas, pero, según la legislación, no pueden ser inferiores a 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y 2500 ₽ para viajes fuera de Rusia. Si los empleados pagan el hotel en efectivo o con tarjeta , deben conservar las facturas ( en ruso : кассовый чек , romanizado :  kassovy check ). La normativa sobre el uso de facturas por parte de las empresas permite a ciertos contribuyentes presentar recibos manuscritos ( en ruso : квитанция , romanizado :  kvitantsia ) en el punto de venta en lugar de facturas impresas. Los recibos manuscritos suelen contener la misma información que los recibos y las facturas, y se consideran prueba suficiente del gasto.

Generalmente, una asignación diaria cubre:

• Costo de la comida;
• Tarifas y propinas por los servicios;
• Lavandería, tintorería, etc.;
• Servicio de habitaciones.

La normativa fiscal rusa no contempla ninguna alternativa al método de dietas para el reembolso de los gastos de comida y otros gastos menores de los empleados. Estos gastos no pueden considerarse deducibles, ya que están cubiertos por las dietas.

Las comidas solo se considerarán gastos deducibles si califican como gastos de representación. Las empresas tienen libertad para establecer sus propias tarifas de viáticos o límites máximos de reembolso para los gastos incurridos por los empleados durante viajes de negocios.

La parte de la dieta diaria que exceda los 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y los 2500 ₽ para viajes fuera de Rusia se considera renta imponible del empleado. El excedente se trata como parte de la renta bruta imponible del empleado y debe retenerse de sus ingresos. ^{[ 14 ]}

En Alemania, las dietas se calculan de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta alemana. ^{[ 15 ]} La Ley establece los importes de las dietas que deben abonarse en función del lugar de destino temporal del trabajador y la duración de la estancia. Las tarifas se revisan y, por lo general, se incrementan anualmente. El reembolso de los gastos de viaje debe solicitarse en un plazo de seis meses desde el viaje (a partir del primer día posterior a la finalización del mismo). Transcurrido este plazo, no se podrán solicitar los reembolsos de los gastos de viaje.

Existen diferentes normas para los viajes dentro del país y los viajes internacionales. Para los viajes de negocios nacionales de más de un día, los empleados reciben 28 € (antes 24 € hasta el 31/12/2019) por cada 24 horas que estén fuera de su domicilio y lugar de trabajo habitual, y 14 € (antes 12 € hasta el 31/12/2019) por el día de salida y llegada, si el empleado no pernocta en su domicilio. Para los viajes de un solo día, los empleados reciben 14 € (antes 12 € hasta el 31/12/2019) por el día natural si el empleado pasa al menos 8 horas fuera de su domicilio o lugar de trabajo habitual. Si el viaje es fuera de Alemania, el importe varía según el país (y en algunos casos la ciudad).

El artículo 5(2)(a) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Kenia grava las dietas, los gastos de viaje, el entretenimiento u otras prestaciones recibidas por un empleado en relación con el empleo o los servicios prestados. Sin embargo, cuando el Comisionado determine que las cantidades recibidas constituyen únicamente un reembolso al empleado, no estarán sujetas a impuestos.

El término "dieta" se refiere a los pagos que un empleador realiza a su empleado para cubrir gastos de manutención, viaje, entretenimiento y otros viáticos mientras este se encuentra desempeñando funciones oficiales fuera de su lugar de trabajo habitual.

Cuando el viático represente únicamente un reembolso, la persona deberá proporcionar pruebas que lo justifiquen al Comisionado, siempre que cuando el monto no exceda los dos mil chelines por día, no se requerirán dichas pruebas.

Sin embargo, la organización puede solicitar la opinión del Comisionado sobre la admisibilidad de cualquier escala de viáticos (o cualquier otra tarifa) antes o después del pago, en cuyo caso, el monto del viático no estará sujeto a impuestos para el empleado.

El dictamen deberá ir acompañado de los factores que influyen en la tasa diaria y la justificación de las tasas utilizadas, incluyendo: el costo de vida en diferentes zonas geográficas o localidades dentro del país y los viajes al extranjero, cuando corresponda.

La asignación diaria de subsistencia ( DSA , por sus siglas en inglés) comprende la contribución total del PNUD para cubrir gastos tales como alojamiento , comidas, propinas , costos de transporte desde el lugar de alojamiento hasta el primer lugar de trabajo oficial, y viceversa, y otros pagos realizados por servicios personales prestados.

Una asignación por gastos de viaje (DSA, por sus siglas en inglés) es aplicable a los funcionarios del PNUD en viajes oficiales autorizados y a quienes no son funcionarios cuando su viaje es organizado y costeado por el PNUD. Para quienes no son funcionarios, se aplica sobre la base de las normas establecidas para los funcionarios, salvo que se disponga expresamente lo contrario en los términos de su contrato. ^{[ 16 ]}

• Escándalo de gastos parlamentarios en el Reino Unido

• GSA - Tarifas de viáticos nacionales
• Publicación 463 del IRS (2006), Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil
• Departamento de Defensa de los Estados Unidos - Comité de Dietas, Viajes y Subsidios de Transporte. Archivado el 17 de agosto de 2016 en Wayback Machine.
• https://web.archive.org/web/20181102151135/http://www.kra.go.ke/index.php/customs-services/policy-unit-technical/taxation-of-per-diem