Gestión por excepción

La gestión por excepción ( MBE ) es un estilo de gestión empresarial que se centra en identificar y gestionar casos que se desvían de la norma, recomendado como mejor práctica por el método de gestión de proyectos.

La gestión por excepción tiene una aplicación empresarial general y una aplicación de inteligencia empresarial. Las excepciones empresariales generales son casos que se desvían del comportamiento normal en un proceso empresarial y necesitan ser atendidos de una manera única, típicamente mediante intervención humana. Su causa puede incluir: desviación del proceso, problemas de infraestructura o conectividad, desviación externa, reglas empresariales de mala calidad , datos mal formados, etc. La gestión por excepción aquí es la práctica de investigar, resolver y manejar tales ocurrencias mediante el uso de personal calificado y herramientas de software. Una buena gestión puede contribuir a la eficiencia de los procesos empresariales. A menudo en estos casos el proceso se llamará gestión de excepciones, ya que los casos excepcionales no son el único foco de la política gerencial, y la gestión de excepciones (a diferencia de la gestión por excepción) denota una aplicación más moderada del proceso.

La gestión por excepción otorga a los empleados la responsabilidad de tomar decisiones y cumplir con su trabajo o proyectos por sí mismos. ^[1] Consiste en el enfoque y análisis de anomalías estadísticamente relevantes en los datos. Si aparece una situación inusual o desviación en los datos registrados, que podría causar dificultades para el negocio y no puede ser manejada por el empleado a su nivel, el empleado debe pasar la decisión al siguiente nivel superior. ^[2] Por ejemplo, si todos los productos se venden en sus volúmenes esperados para el trimestre, excepto un producto en particular que tiene un rendimiento inferior o superior a un margen estadísticamente relevante, solo se presentarán los datos de ese producto a los gerentes para una investigación más profunda y el descubrimiento de la causa raíz. La gestión por excepción puede sacar a la luz errores y descuidos comerciales, ^[3] estrategias ineficaces que necesitan ser mejoradas, cambios en la competencia ^[4] y oportunidades comerciales. La gestión por excepción tiene como objetivo reducir la carga gerencial y permitir que los gerentes dediquen su tiempo de manera más efectiva a áreas donde tendrá el mayor impacto. ^{[5] [6]} Este concepto de gestión se atribuye ampliamente a Frederick W. Taylor y se analizó por primera vez en su obra " Gestión de tiendas: un documento leído ante la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos" . Nueva York: Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos. ^[7]

La gestión de excepciones también tiene una aplicación informática. Al escribir código, si el programador ve que se producirá un caso excepcional en el que se incumplirá un supuesto predefinido de la aplicación, ^[8] tendrá que ocuparse de esa excepción programáticamente desde el principio.

En primer lugar, es necesario fijar objetivos o normas con resultados predecibles o estimados. Estos resultados se evalúan y se comparan con el desempeño real. ^[9] A continuación, se analiza la desviación. Si la desviación es insignificante o nula, no se requiere ninguna acción y los altos directivos pueden concentrarse en otros asuntos. Si los resultados reales se desvían significativamente, la preocupación debe trasladarse a los altos directivos, ya que se ha producido una “excepción”. Por último, el objetivo es resolver esta “excepción” de inmediato. ^{[10] [11]}

El departamento de contabilidad es responsable de la previsión de presupuestos y de los informes de rendimiento de costes. La diferencia entre las cifras estimadas y las reales se define como variación. ^[12] Para entender la causa de la diferencia, los gerentes deben investigar las cuestiones de cómo difiere la variación con respecto al período anterior y cuáles son las causas de no alcanzar las cifras estimadas. ^[13] Los analistas consideran dos tipos de variaciones: variación adversa y variación favorable. La variación adversa "existe cuando la diferencia entre la cifra presupuestada y la real conduce a una ganancia inferior a la esperada". ^[14] La variación favorable "existe cuando la diferencia entre la cifra presupuestada y la real conduce a una ganancia superior a la esperada". ^[14] En lugar de considerar todas las variaciones, los gerentes establecen criterios para determinar en qué variaciones es importante centrarse. La gestión por excepción se centra principalmente en las grandes variaciones adversas, para encontrar las áreas de negocio que se desvían de los estándares predeterminados de forma negativa. ^[15]

Al revisar la gestión por excepción y tratar de determinar dónde reside un conjunto de habilidades o qué estilo sigue, es importante tener en cuenta que este método de liderazgo implica dos caminos distintos.

Uno, la gestión activa por excepción, en la que el líder es proactivo a la hora de ayudar a resolver los problemas y participa activamente y vigila a los subordinados para evitar errores. ^[16] Dos, la gestión pasiva por excepción. En este método, el gerente sólo interviene cuando no se están cumpliendo los estándares y se deben tomar medidas, por lo general después de que algo haya sucedido y no sobre la marcha. ^[17]

Ambos enfoques tienen valor, pero no se pueden determinar hasta que se comprenda el entorno. En un entorno relajado y de laissez-faire, donde las personas comprenden sus funciones y son expertas en la materia, respectivamente, adoptar un enfoque más pasivo puede fomentar la moral del grupo y el sentido de independencia. En un entorno más estricto y menos directo, con personas que recién comienzan a desempeñar su función o que no comprenden completamente las tareas, adoptar una postura más activa probablemente resulte la vía más beneficiosa, ya que la orientación paso a paso puede mejorar la competencia, así como la confianza. ^[18]

La principal ventaja de la gestión por excepción es que los problemas se identifican rápidamente y los gerentes pueden utilizar su tiempo y energía de manera más inteligente para asuntos importantes en lugar de para otros menos importantes que podrían provocar retrasos en sus operaciones diarias. ^[19] Además, los gerentes necesitan trabajar menos en estadísticas y la frecuencia de toma de decisiones se reduce, lo que ahorra tiempo. Como los gerentes toman menos decisiones, los empleados tienen más responsabilidad, lo que aumenta su motivación. ^[10]

Los errores en el cálculo de presupuestos dan lugar a grandes diferencias de variación, y la detección de los errores puede llevar mucho tiempo (y, por tanto, resultar cara). Además, los analistas financieros responsables de las variaciones en los cálculos aumentan los costes generales de una empresa. Si los analistas financieros no tienen un buen rendimiento, se convertirá en una pérdida de tiempo y dinero. Otra desventaja es que sólo los directivos tienen el poder de tomar decisiones realmente importantes, lo que puede desmotivar a los empleados de un nivel inferior. Además, lleva tiempo pasar los problemas a los directivos. ^[5] La gestión de los empleados que se desvían de los procedimientos normales debido a fallos de cumplimiento se considera difícil de gestionar y, por lo general, acaban con funciones laborales limitadas y, en última instancia, son despedidos o despedidos.

• Bittel, Lester R. (1964). Gestión por excepción: sistematización y simplificación del trabajo directivo . Nueva York: McGraw-Hill.
• Gardner, Fred V. (1940). Control de presupuesto variable mediante administración por excepción y costos dinámicos . Nueva York: McGraw-Hill Book Co.
• Mackintosh, Donald P. (1978). Administración por excepción: manual con formularios . Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.

• Administrar por excepción en la wiki de PRINCE2