Estándar de Intercambio Electrónico de Datos Legales

El Estándar de Intercambio Electrónico de Datos Legales (LEDES, por sus siglas en inglés) es un conjunto de especificaciones de formato de archivo destinadas a facilitar la transmisión electrónica de datos en el sector legal. La sigla LEDES se abrevia y se pronuncia generalmente como "leeds". Las especificaciones LEDES son mantenidas por el Comité de Supervisión LEDES (LOC, por sus siglas en inglés), que comenzó informalmente como un proyecto sectorial liderado por el Grupo de Servicios para Bufetes y Departamentos Jurídicos de PricewaterhouseCoopers en 1995. En 2001, el Comité de Supervisión LEDES se constituyó como una corporación sin fines de lucro de beneficio mutuo en California y actualmente está dirigido por una Junta Directiva de siete miembros.

La LOC mantiene cuatro tipos de estándares de intercambio de datos para la facturación electrónica legal (e-facturación); la elaboración de presupuestos; los atributos del registrador de horas; y la gestión de asuntos de propiedad intelectual .

La LOC también mantiene cinco tipos de elementos de datos en los estándares de intercambio de datos LEDES: códigos del Sistema Uniforme de Gestión Basada en Tareas , que clasifican el trabajo realizado por tipo de asunto legal; códigos de actividad, que clasifican el trabajo real realizado; códigos de gastos, que clasifican el tipo de gasto incurrido; códigos de clasificación del responsable del control horario; y códigos de error, que ayudan a los bufetes de abogados a comprender los errores de validación de facturas .

El LOC también ha creado una API que permite la transmisión de facturas legales entre sistemas, desde despachos de abogados y otros proveedores legales que, según lo requieran sus clientes, deben emitir facturas electrónicas, a los sistemas de facturación electrónica de terceros. Este estándar, de gran complejidad, también admite otras funcionalidades y tiene como objetivo facilitar la gestión de la facturación electrónica requerida por los clientes en los despachos de abogados.

Los tipos de formato de intercambio de datos de facturación electrónica proporcionan un formato de datos estándar para las facturas transmitidas electrónicamente, normalmente de un bufete de abogados a un cliente corporativo . El formato de facturación electrónica LEDES actualmente tiene las siguientes variaciones: ^{[ 1 ]}

• LEDES 1998 , el primer formato "LEDES", creado en 1998, pero que ya no se utiliza. El formato no aparece en www.LEDES.org.
• LEDES 1998B es un archivo de texto plano delimitado por tuberías . Este estándar se adoptó en 1998 y es el formato LEDES más utilizado en Estados Unidos. Carece de flexibilidad debido a su estructura rígida y no admite impuestos sobre honorarios legales. Otra desventaja de LEDES 1998B es que los datos de la factura se repiten en cada partida, aunque solo se necesiten una vez, ya que no varían por línea. Muchos clientes intentan imponer personalizaciones no estándar, lo que anula el propósito de contar con un estándar. No obstante, los bufetes de abogados estadounidenses lo prefieren por su simplicidad y familiaridad.
• LEDES XML 2000 , adoptado en 2000, es un formato XML antiguo que utiliza una DTD. En LEDES 2000, aunque la estructura está bien definida, la especificación define segmentos de "extensión", lo que permite la inserción de campos específicos del cliente sin alterar el formato ni infringir el estándar. ^{[ 2 ]} El Comité de Supervisión de LEDES ya no admite este formato y la información sobre el mismo se eliminará de www.LEDES.org el 1 de febrero de 2024.
• LEDES 1998BI (internacional), un archivo de texto plano delimitado por tuberías, fue propuesto en 2004 por el Grupo de Innovadores de TI Legal (LITIG) y ratificado por el Comité de Supervisión de LEDES en 2006. Basado en el estándar LEDES 1998B, incluye todos los campos de este formato, además de otros adicionales. Este formato fue diseñado para gestionar facturas legales generadas fuera de Estados Unidos y permite un impuesto por partida.
• LEDES XML 2.0 es un formato XML que utiliza XSD. Fue ratificado en 2006 y satisface las necesidades internacionales en formato XML. A diferencia de los formatos LEDES anteriores, XML 2.0 representa la naturaleza de la transacción financiera entre las partes. Admite múltiples impuestos por partida y ofrece soporte para AFA. Contiene 15 segmentos y 156 elementos de datos.
• LEDES XML 2.1 , ratificado en 2008. Contiene todos los puntos de datos de XML 2.0, además de segmentos y elementos de datos adicionales para proporcionar: funcionalidad fiscal mejorada con soporte para retenciones y notas de crédito; y extensibilidad global a nivel de factura . Contiene 16 segmentos y 194 elementos de datos. ^{[ 3 ]}
• LEDES XML 2.2, ratificado en 2020. Contiene todos los puntos de datos de XML 2.1, además de segmentos y elementos de datos adicionales para admitir impuestos escalonados. Contiene 18 segmentos y 206 elementos de datos.

Los demás formatos de intercambio de datos de LEDES son los siguientes:

• El sistema de presupuestos LEDES fue ratificado en 2006. Este formato XML facilita el intercambio de datos presupuestarios entre despachos de abogados y clientes.
• El atributo LEDES Timekeeper fue ratificado en 2007 y revisado en 2014. Este formato XML se utiliza para transmitir datos de control horario y tarifas desde los bufetes de abogados a sus clientes.
• El estándar de divulgación de invenciones IPMM fue ratificado en 2015. Se trata de un conjunto de esquemas XML que permiten validar un documento XML que contiene datos de divulgación de invenciones . ^{[ 4 ] [ 5 ] [ 6 ]}

El Sistema Uniforme de Gestión Basada en Tareas es un sistema ampliamente utilizado para codificar el trabajo legal. ^{[ 7 ]}

En abril de 2006, la Iniciativa de Actualización de UTBMS votó a favor de fusionarse con el Comité de Supervisión de LEDES. Poco después, el Comité de Supervisión de LEDES estableció www.UTBMS.com como la referencia global para todos los estándares UTBMS conocidos, independientemente de la organización que los haya establecido.

En 2020, el Comité de Supervisión de LEDES (CSL) ratificó la Versión 1 de los Códigos de Error de LEDES, cuyo objetivo era establecer un marco estandarizado para identificar errores en la facturación electrónica. En septiembre de 2024, la Versión 1 se actualizó por completo y se sustituyó por la Versión 2, que fue ratificada por el Consejo de LEDES. Esta nueva versión continúa con la misión de estandarizar la identificación de errores en la facturación electrónica en diferentes sistemas y para distintos clientes.

¿Por qué aparecen los códigos de error de LEDES?

La introducción de los códigos de error LEDES resuelve un problema recurrente expresado por muchos miembros de bufetes de abogados. Antes de la estandarización, los bufetes y los departamentos legales corporativos dedicaban mucho tiempo a detectar errores causados ​​por mensajes de error no estandarizados y, a menudo, ininteligibles en las facturas electrónicas. Estos mensajes de error ofrecían poca información sobre qué se debía corregir, lo que se traducía en horas perdidas y flujos de trabajo ineficientes.

Los códigos de error estandarizados están diseñados para que la identificación de errores en la facturación electrónica sea más coherente y fácil de entender, lo que ayudará a reducir el tiempo que los bufetes de abogados, los departamentos legales corporativos y los proveedores de software dedican a corregir errores de facturación. Se espera que la implementación de estos códigos de error estandarizados en todo el sector agilice el proceso de facturación y reduzca la carga administrativa de los equipos legales, mejorando así la eficiencia de las prácticas de facturación legal.

La Junta Directiva del Comité de Supervisión de LEDES (LOC) de 2024 desempeña un papel fundamental en la supervisión del desarrollo y la implementación de los estándares LEDES, incluida la nueva versión de los Códigos de Error de LEDES. Las siguientes personas integran la Junta Directiva del LOC de 2024:

Presidenta: Jane A. Bennitt, Global Legal Ebilling, LLC Vicepresidenta: Cathrine J. Collins, Legal Systems Automation, LLC Tesorero/Membresía: Jim Hannigan, Coblentz Patch Duffy & Bass LLP Normas: David Nelson, Pathfinder eConsulting Limited Secretaria: Nadia Strobbia, Elite Grupos Regionales: Andrew Dey, Andrew Dey Limited Marketing: Inemesit Edet, Smart eBill Team

• Intercambio electrónico de datos (EDI)
• Sistema de recuperación de gastos y costes (ECRS)
• Extracción, transformación y carga (ETL)

• Sitio web de LEDES
• sitio web de UTBMS