Sistema de aprobación de información de inventario

El Sistema de Aprobación de Información de Inventario , o IIAS , es una tecnología de punto de venta utilizada por minoristas que aceptan tarjetas de débito FSA , que se emiten para su uso con cuentas de gastos médicos flexibles (FSA), cuentas de reembolso de salud (HRA) y algunas cuentas de ahorro para salud (HSA) en los Estados Unidos.

Para fines de 2007, todas las tiendas de comestibles , tiendas de descuento y farmacias en línea que acepten tarjetas de débito FSA deberán tener un IIAS; para fines de 2008, la mayoría de las farmacias también tendrán un IIAS.

El predecesor del actual IIAS fue desarrollado por el minorista en línea drugstore.com para su "tienda FSA" en 2005; fue introducido por primera vez en el comercio minorista tradicional por Walgreens en 2006. Wal-Mart se convirtió en la primera tienda de descuento con un IIAS a fines de 2006.

El sistema IIAS es similar al que utilizan las tiendas de comestibles desde que introdujeron los primeros escáneres de códigos de barras en la década de 1970 para separar los artículos que pueden comprarse en el marco del Programa de Cupones para Alimentos de los que no lo son. Cada artículo de la base de datos de la tienda de comestibles está marcado como "sí" o "no" para la elegibilidad de los cupones para alimentos; el escáner mantiene automáticamente un total separado para los artículos que reciben cupones para alimentos. Al principio, el cajero presionaba una tecla especial de "total de cupones para alimentos" y el cliente presentaba los cupones para alimentos en papel; hoy, el cliente pasa una tarjeta de Transferencia Electrónica de Beneficios (EBT) y selecciona la cuenta de "cupones para alimentos", y la caja registradora carga únicamente el total de los cupones para alimentos a la tarjeta EBT. El saldo restante debe pagarse por otros medios.

El IIAS funciona de manera muy similar, pero con cuentas FSA médicas, HRA o HSA en lugar de cupones de alimentos: (normalmente, se utiliza el término "FSA" para cubrirlas todas; las HRA, HSA y las FSA no médicas son relativamente raras, y las HSA también pueden tener tarjetas de débito normales, aunque muchas de ellas tienen tarjetas de débito FSA en su lugar).

• Cada artículo en la base de datos del escáner de la tienda está marcado como "sí" o "no" para la elegibilidad de FSA. (Esta marca es independiente de la de los cupones de alimentos, si hay uno).
• Los medicamentos recetados no suelen estar en la base de datos principal del escáner (aunque se pueden escanear conectando el sistema de farmacia a los escáneres), pero casi siempre son elegibles para la FSA; por lo tanto, el departamento de farmacia suele estar marcado categóricamente como elegible para la FSA, el único departamento que recibe ese trato. (En contraste, varios departamentos de la mayoría de las tiendas de comestibles están marcados categóricamente como elegibles para cupones de alimentos, incluidos los departamentos de carne, productos agrícolas y alimentos secos).
• Al momento de pagar, el escáner (para minoristas tradicionales) o el carrito de compras (para minoristas en línea) mantienen un total separado para aquellos artículos que son "elegibles para FSA".
• Si se presenta una tarjeta de débito FSA para el pago, el escáner o el carrito de compras cargarán la tarjeta, pero no más que el total "elegible para FSA".
• Si hay otros artículos en el pedido (o si la tarjeta de débito FSA no pagó todos los artículos elegibles), el escáner o carrito de compras solicita otra forma de pago, como efectivo , cheque , tarjeta de crédito o tarjeta de débito , para pagar los artículos restantes.

El IIAS tiene un requisito adicional que normalmente no se encuentra en los cupones de alimentos, aunque el Departamento de Agricultura de los EE. UU. puede auditar a los minoristas directamente con fines similares: a partir del 1 de enero de 2007, el comerciante debe poner un registro de cada transacción a disposición del empleador o, más comúnmente, del proveedor de FSA o HRA del empleador. Esto se puede hacer simultáneamente con la transacción o se puede proporcionar más tarde si el Servicio de Impuestos Internos alguna vez audita al empleador.

La terminología utilizada por el IRS en sus descripciones del IIAS puede parecer inusual al principio. Esto se debe a la historia del IIAS, ya que fue desarrollado primero por un minorista en línea (drugstore.com) y solo más tarde se adaptó al comercio minorista tradicional. Por ejemplo, el IRS describe el IIAS como un sistema de "control de inventario" vinculado a los SKU ; pero en general es más fácil de entender ya que fue implementado por Walgreens y Wal-Mart, es decir, como un sistema de punto de venta vinculado a los UPC .

Aunque el IIAS se utilizó por primera vez en 2005, no fue aprobado oficialmente por el Servicio de Impuestos Internos hasta julio de 2006, en el Aviso 2006-69 del IRS. Al mismo tiempo, el IRS decidió tomar medidas enérgicas contra los proveedores de FSA/HRA que no seguían las directrices anteriores del IRS sobre las tarjetas de débito FSA. Como parte de esto, el IRS decidió que las tiendas de comestibles y de descuento no podrían aceptar tarjetas de débito FSA a menos que instalaran un IIAS; decidieron que sería demasiado fácil hacer un uso indebido de las tarjetas si se podían usar en tiendas de comestibles y de descuento para cualquier cosa que vendieran, incluso si la tienda de comestibles o de descuento también tenía una farmacia. Sin embargo, permitieron que las cadenas independientes o farmacias independientes (conocidas como "farmacias verdaderas") aceptaran la tarjeta sin un IIAS.

Los comerciantes de alimentos y de descuento impugnaron inmediatamente la resolución del IRS, alegando que sus farmacias estaban siendo discriminadas y que, dado que la mayoría de las "farmacias auténticas" también vendían productos no aptos, el riesgo que entrañaban era igualmente grande. Por lo tanto, la Resolución del IRS 2007-02 de diciembre de 2006 introdujo dos cambios:

• Los supermercados y establecimientos de descuento podrán seguir aceptando las tarjetas hasta el 31 de diciembre de 2007, con el fin de darles tiempo suficiente para instalar un IIAS.
• Las "farmacias verdaderas" deben instalar un IIAS después del 30 de junio de 2009, a menos que al menos el 90% de las ventas de la farmacia individual sean de artículos "elegibles para FSA", es decir, medicamentos recetados o artículos de venta libre (OTC).

La mayoría de las principales cadenas de farmacias informan que entre el 60 y el 65 % de sus ventas provienen de la farmacia; por lo tanto, los medicamentos de venta libre tendrían que representar entre el 25 y el 30 % de sus ventas totales para calificar, lo que es poco probable, especialmente porque cada farmacia individual debe calificar por separado. Por lo tanto, es probable que solo las farmacias independientes califiquen para la exención.

Debido a esta resolución, a partir de 2009 la mayoría de las tiendas de comestibles, tiendas de descuento y cadenas de farmacias o farmacias por Internet en los EE. UU. deberán contar con un IIAS para poder aceptar tarjetas de débito FSA.

Además de los requisitos del IRS mencionados anteriormente, el IIAS es importante para promover el uso de cuentas de salud con ventajas impositivas, especialmente las FSA (que generalmente son creadas por empleados), por estos motivos:

• Si bien otros sistemas de "adjudicación automática" aprobados por el IRS para la justificación electrónica de los cargos de tarjetas de débito FSA están orientados a los gastos del plan de salud, como la igualación de copagos o la transmisión electrónica de explicaciones de beneficios, IIAS es el único que está diseñado para usarse con medicamentos de venta libre y artículos similares (OTC), así como con medicamentos recetados.
• IIAS es el primer sistema con "adjudicación automática" del 100 % de una clase completa de cargos de tarjetas de débito FSA que ha sido ampliamente adoptado por la industria de FSA. Algunos proveedores de FSA habían utilizado anteriormente sistemas propietarios que proporcionaban una adjudicación automática del 100 % de los cargos por recetas a través de un administrador de beneficios de farmacia , pero se encontraron con numerosos problemas técnicos y educativos y no eran adaptables a los medicamentos de venta libre.
• Algunas de las normas del IRS sobre qué artículos de venta libre son elegibles y cuáles no para las FSA han demostrado ser bastante confusas en la práctica; por ejemplo, los condones están bien porque previenen el embarazo, pero el gel KY Jelly no lo está si se usa para lubricarlos. El IIAS gestiona este problema de manera eficaz verificando la elegibilidad de cada artículo de venta libre en el punto de venta.
• Tanto las reclamaciones en papel como la justificación manual de los cargos de la tarjeta de débito de la FSA a menudo requerían la presentación de recibos con los "nombres completos" de los artículos de venta libre; pero muchas tiendas abrevian los nombres de los artículos de tal manera que es casi imposible saber si el artículo es elegible o no. Además, la mayoría de los proveedores no reembolsaban el impuesto a las ventas en las reclamaciones en papel con recibos "mixtos" de la FSA y no de la FSA porque no podían "dividir" la partida del impuesto sin conocer las leyes de impuestos a las ventas de cada estado y localidad de los EE. UU., algo casi imposible. IIAS evita esto al hacer que el minorista verifique por sí mismo la elegibilidad del artículo y "divida" el impuesto a las ventas.
• El proceso de exigir recibos o reembolsos por cargos de tarjetas de débito FSA que no son "autoadjudicados", conocido como "pagar y perseguir" en la industria (un término reconocido por el IRS en el Aviso 2007-02), resultó particularmente engorroso para los artículos OTC debido a la falta de sistemas de "autoadjudicación" y el alto potencial de cargos fraudulentos o erróneos; IIAS elimina esto al proporcionar un sistema de "autoadjudicación" para OTC y al mismo tiempo previene muchos cargos fraudulentos o erróneos en los minoristas.

Dado que el IIAS elimina muchos de los obstáculos que existían anteriormente para el uso de las FSA médicas en los minoristas (especialmente para artículos de venta libre), se espera que conduzca a una mayor inscripción en las FSA médicas.

• Aviso del IRS 2006–69
• Aviso del IRS 2007-02
• Ejemplo de un sistema IIAS