Sistema de caja chica

El sistema de caja chica es una forma de contabilidad financiera . El más común es la caja chica . ^{[ 1 ]} La característica básica de un sistema de caja chica es que se reserva una cantidad fija que, después de un cierto período o cuando las circunstancias lo requieran, debido a que el dinero se gastó, se repondrá. Esta reposición provendrá de otra cuenta; por ejemplo, la caja chica puede reponerse cobrando un cheque girado contra una cuenta bancaria o utilizando un cajero automático .

El sistema de caja chica es un método para gestionar los gastos menores en efectivo en una empresa u organización. Con este sistema, se reserva una cantidad fija de efectivo en un fondo de caja chica, que se utiliza para pagar gastos pequeños y poco frecuentes, como material de oficina o franqueo.

El sistema funciona según el principio de reposición, por el cual el fondo de caja chica se mantiene a un nivel constante reembolsando únicamente la cantidad gastada. Por ejemplo, si el saldo inicial del fondo de caja chica es de $100 y se gastan $90 durante el mes, el fondo se repone abonando $90 a la cuenta principal de efectivo, generalmente una cuenta bancaria, y cargando las cuentas de gastos correspondientes según los recibos de caja chica.

El asiento contable para la reposición generalmente incluye el débito de las cuentas de gastos y el crédito de la cuenta de caja chica por el monto gastado. Posteriormente, implica el crédito de la cuenta bancaria y el débito de la cuenta de caja chica por el monto reembolsado. ^{[ 1 ]}

En este ejemplo, la cantidad máxima de efectivo para gastos menores que se puede entregar (gastar) es de $100. El reclamante solo puede gastar lo que tiene y solo se le repone con lo que gasta, en este caso $90.

En un sistema sin fondo fijo, donde se emite una cantidad fija cada mes (por ejemplo, $100 cada vez que se necesita efectivo), sus defensores afirman que hay pocos incentivos para asegurar que todo el dinero emitido esté documentado, ya que cuando se gasta todo el dinero se emite un cheque por una cantidad fija. Es mucho más difícil conciliar un sistema sin fondo fijo, puesto que nunca se sabe con exactitud cuánto debería haber en el fondo de caja.

En un sistema de caja chica, el monto solicitado se documenta con los comprobantes de caja chica y sus recibos o facturas correspondientes. Por lo tanto, en todo momento se puede verificar cuánto debe quedar en la caja chica restando el monto gastado del saldo inicial. ^{[ 2 ]}

El sistema de caja chica requiere la documentación de los gastos. En un sistema de caja menor, se emiten recibos por cada importe desembolsado. Al final del mes, el total de estos recibos se resta del fondo inicial, y el resultado debe coincidir con el saldo restante. En el sistema de caja chica, solo se reponen los gastos registrados. Cualquier déficit puede ser cubierto por la persona responsable del fondo, generalmente un contable , utilizando sus propios recursos.