sistema de gestión de recursos humanos

Un sistema de gestión de recursos humanos ( HRMS ), también conocido como sistema de información de recursos humanos ( HRIS ) o sistema de gestión del capital humano ( HCM ) , es un software de recursos humanos que integra diversos sistemas y procesos para facilitar la gestión de los recursos humanos, los procesos de negocio y los datos. Las empresas utilizan este software para combinar varias funciones esenciales de recursos humanos, como el almacenamiento de datos de los empleados, la gestión de nóminas, la contratación, la administración de beneficios (remuneración total), el control horario, la gestión del desempeño y el seguimiento de las competencias y la formación.

Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) optimiza y centraliza los procesos diarios de RR. HH., haciéndolos más eficientes y accesibles. Combina los principios de recursos humanos —en particular, las actividades y procesos centrales de RR. HH.— con las capacidades de la tecnología de la información. Este tipo de software se desarrolló de forma similar a los sistemas de procesamiento de datos, que con el tiempo evolucionaron hasta convertirse en las rutinas y paquetes estandarizados del software de planificación de recursos empresariales (ERP). Los sistemas ERP se originaron a partir de software diseñado para integrar información de múltiples aplicaciones en una única base de datos unificada. La integración de los módulos financieros y de recursos humanos en una sola base de datos es lo que distingue a un sistema HRMS, HRIS o HCM de una solución ERP genérica.

Los recursos estructurados sobre gestión de recursos humanos, especialmente los sistemas de información de recursos humanos, comenzaron con los sistemas de nómina a finales de la década de 1950 y continuaron en la década de 1960, cuando se empezaron a utilizar los primeros datos automatizados de los empleados.

El primer sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que integró las funciones de recursos humanos fue SAP R/2 (posteriormente reemplazado por R/3 y S/4HANA), lanzado en 1979. Este sistema permitió a los usuarios combinar datos corporativos en tiempo real y regular procesos desde un único entorno de mainframe. Muchos de los sistemas de recursos humanos más populares de la actualidad aún ofrecen una considerable funcionalidad de ERP y nómina.

El primer sistema cliente-servidor completamente centrado en recursos humanos para el mercado empresarial fue PeopleSoft , lanzado en 1987 y adquirido posteriormente por Oracle en 2005. Al ser alojado y actualizado por los clientes, PeopleSoft superó en popularidad al concepto de entorno mainframe. Oracle también ha desarrollado varios sistemas BPM similares para automatizar las operaciones corporativas, incluido Oracle Cloud HCM . ^{[ 1 ] [ 2 ]}

A partir de finales de la década de 1990, los proveedores de soluciones de recursos humanos comenzaron a ofrecer servicios de RR. HH. alojados en la nube para facilitar el acceso a esta tecnología a equipos pequeños y remotos. En lugar de la arquitectura cliente-servidor, las empresas empezaron a utilizar cuentas en línea en portales web para evaluar el desempeño de sus empleados. Las aplicaciones móviles también se han vuelto más comunes.

Las tecnologías HRIS y HRMS han permitido que las funciones de RR. HH. se centren más en los activos estratégicos de la organización que en las funciones administrativas tradicionales. Por ejemplo, estas funciones incluyen el desarrollo de los empleados, así como el análisis de la fuerza laboral para identificar áreas con alto potencial de talento.

La función de los departamentos de recursos humanos es administrativa y común a todas las organizaciones. Estas pueden contar con procesos formalizados de selección, evaluación y nómina. La gestión del capital humano se ha convertido en un proceso complejo e imperativo. La función de recursos humanos consiste en el seguimiento de los datos de los empleados, que tradicionalmente incluyen su historial personal, habilidades, capacidades, logros y salario. Para reducir la carga de trabajo manual de estas actividades administrativas, las organizaciones comenzaron a automatizar electrónicamente muchos de estos procesos mediante la introducción de sistemas especializados de gestión de recursos humanos.

Los ejecutivos de recursos humanos dependen de profesionales de TI internos o externos para desarrollar y mantener un sistema integrado de gestión de recursos humanos (HRMS). Antes de que evolucionaran las arquitecturas cliente-servidor a finales de la década de 1980, muchos procesos de automatización de recursos humanos se realizaban en ordenadores centrales capaces de gestionar grandes volúmenes de transacciones de datos. Debido a la elevada inversión de capital necesaria para adquirir o programar software propietario, estos sistemas HRMS desarrollados internamente estaban limitados a organizaciones con un gran capital. La llegada de las arquitecturas cliente-servidor, los proveedores de servicios de aplicaciones y el software como servicio (SaaS) o los sistemas de gestión de recursos humanos permitieron un mayor control administrativo de dichos sistemas. Actualmente, los sistemas de gestión de recursos humanos suelen abarcar:

1. Retención de personal
2. Contratación
3. Incorporación y desvinculación de empleados
4. Administración
5. Gestión de nóminas
6. Seguimiento y gestión de los beneficios de los empleados
7. planificación de recursos humanos
8. Reclutamiento
9. Gestión del aprendizaje
10. Gestión del desempeño y evaluaciones
11. Autoservicio para empleados
12. Planificación y gestión de turnos
13. Gestión de ausencias
14. Gestión de permisos
15. Informes y análisis
16. Reasignación de empleados
17. Gestión de quejas siguiendo precedentes

El módulo de nómina automatiza el proceso de pago al recopilar datos sobre la asistencia y el horario de los empleados, calcular diversas deducciones e impuestos, y generar cheques de pago periódicos e informes fiscales. Los datos se obtienen generalmente de los módulos de recursos humanos y control horario para calcular los depósitos automáticos y la emisión manual de cheques. Este módulo puede abarcar todas las transacciones relacionadas con los empleados e integrarse con los sistemas de gestión financiera existentes.

El módulo de control de tiempo y asistencia recopila información estandarizada sobre el tiempo dedicado y las actividades laborales. Los módulos más avanzados ofrecen una gran flexibilidad en los métodos de recopilación de datos, la distribución de la mano de obra y las funciones de análisis de datos. El análisis de costos y las métricas de eficiencia son sus funciones principales.

El módulo de administración de beneficios proporciona un sistema para que las organizaciones administren y realicen un seguimiento de la participación de los empleados en los programas de beneficios. Estos suelen abarcar seguros, compensaciones, participación en las ganancias y jubilación.

El módulo de gestión de recursos humanos es un componente que abarca muchos otros aspectos de RR. HH., desde la contratación hasta la jubilación. El sistema registra datos demográficos y de dirección básicos, selección, capacitación y desarrollo, gestión de capacidades y habilidades, registros de planificación de compensaciones y otras actividades relacionadas. Los sistemas de vanguardia permiten "leer" solicitudes e ingresar datos relevantes en los campos de la base de datos correspondientes, notificar a los empleadores y proporcionar gestión y control de puestos. La función de gestión de recursos humanos comprende el reclutamiento, la colocación, la evaluación, la compensación y el desarrollo de los empleados de una organización. Inicialmente, las empresas utilizaban sistemas de información basados ​​en computadoras para:

• elaborar cheques de pago e informes de nómina;
• mantener registros de personal;
• dedicarse a la gestión del talento .

El reclutamiento en línea se ha convertido en uno de los métodos principales empleados por los departamentos de recursos humanos para captar candidatos potenciales para los puestos disponibles dentro de una organización. Los sistemas de gestión del talento , o módulos de reclutamiento, ^{[ 3 ]} ofrecen una solución de contratación integrada para los sistemas de gestión de recursos humanos que normalmente abarcan:

• analizar el uso del personal dentro de una organización;
• identificar posibles candidatos;
• reclutamiento a través de anuncios dirigidos a la empresa;
• reclutar a través de sitios web o publicaciones de reclutamiento en línea que se dirigen tanto a reclutadores como a solicitantes;
• Análisis dentro del proceso de contratación (tiempo de contratación, fuente de contratación, rotación de personal);
• Gestión del cumplimiento normativo para garantizar que los anuncios de empleo y la incorporación de candidatos cumplan con las regulaciones gubernamentales.

El importante coste que supone mantener un proceso de reclutamiento organizado, publicar anuncios en diferentes portales de empleo, tanto generales como específicos del sector, y mantener una visibilidad competitiva de las ofertas disponibles ha dado lugar al desarrollo de un módulo específico de sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés).

El módulo de capacitación proporciona un sistema para que las organizaciones administren y realicen un seguimiento de las iniciativas de capacitación y desarrollo de los empleados. Este sistema, normalmente denominado "sistema de gestión del aprendizaje" (LMS) si se trata de un producto independiente, permite a RR. HH. realizar un seguimiento de la formación, las cualificaciones y las habilidades de los empleados, así como detallar qué cursos de capacitación, libros, CD, aprendizaje en línea o materiales están disponibles para desarrollar dichas habilidades. Los cursos pueden ofrecerse en sesiones con fechas específicas, y los participantes y los recursos de capacitación se gestionan dentro del mismo sistema. Los LMS avanzados permiten a los gerentes aprobar la capacitación, los presupuestos y los calendarios, junto con la gestión del desempeño y las métricas de evaluación. ^{[ 4 ]}

El módulo de autoservicio para empleados permite a los empleados consultar datos relacionados con recursos humanos y realizar algunas transacciones de RR. HH. a través del sistema. Los empleados pueden consultar su registro de asistencia sin necesidad de solicitar la información al personal de RR. HH. El módulo también permite a los supervisores aprobar las solicitudes de horas extras de sus subordinados a través del sistema, sin sobrecargar al departamento de RR. HH.

Muchas organizaciones han ido más allá de las funciones tradicionales y han desarrollado sistemas de información para la gestión de recursos humanos que dan soporte a la contratación, selección, selección, colocación laboral, evaluaciones de desempeño, análisis de beneficios para empleados, salud, seguridad y protección, mientras que otras integran un sistema externo de seguimiento de candidatos que abarca un subconjunto de lo anterior.

El módulo de análisis permite a las organizaciones ampliar el valor de una implementación de HRMS extrayendo datos relacionados con RR. HH. para su uso con otras plataformas de inteligencia empresarial. Por ejemplo, las organizaciones combinan métricas de RR. HH. con otros datos empresariales para identificar tendencias y anomalías en la plantilla y así predecir mejor el impacto de la rotación de personal en la productividad futura.

Actualmente existen muchos tipos de sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS o HRIS), algunos de los cuales son paquetes de software que suelen instalarse en máquinas locales; el otro tipo principal es un sistema en línea basado en la nube al que se puede acceder a través de un navegador web.

El módulo de capacitación del personal permite a las organizaciones registrar, supervisar y gestionar la formación de sus empleados. Cada tipo de actividad se puede registrar junto con los datos adicionales. El rendimiento de cada empleado se almacena y se puede consultar a través del módulo de análisis .

El módulo de reasignación de empleados es una funcionalidad reciente que se ha añadido al sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Este módulo incluye funciones como transferencia, promoción, revisión salarial, cambio de designación, comisión de servicio, confirmación, cambio de modalidad de pago y formulario de carta.

El autoservicio para empleados (ESS) permite a los empleados acceder a sus datos personales. Entre las funciones del ESS se incluyen la posibilidad de modificar la información de contacto, la información bancaria y los beneficios. El ESS también permite realizar tareas administrativas como solicitar permisos, consultar el historial de ausencias , revisar las hojas de horas y las tareas, consultar los programas de préstamos disponibles, solicitar el pago de horas extras, ver el historial de compensaciones y enviar solicitudes de reembolso. Gracias al ESS, los empleados pueden comunicarse con el departamento de Recursos Humanos de forma remota.

Con las funciones de ESS, los empleados pueden asumir mayor responsabilidad en su trabajo actual, el desarrollo de sus habilidades y la planificación de su carrera . Como parte del HRIS, se proporciona retroalimentación sobre perfiles de habilidades, capacitación y aprendizaje, establecimiento de objetivos, evaluaciones y generación de informes/análisis. ^{[ 5 ]} Estos sistemas son especialmente útiles para empresas con trabajadores remotos, donde los empleados son altamente móviles, tienen horarios de trabajo flexibles o no se encuentran físicamente con su gerente. ^{[ 5 ]}

• Factor de Bradford : medida del absentismo laboral. 
• Gestión electrónica de recursos humanos (E-HRM ) 
• Sistema de información de recursos humanos para la salud (RHS) – Proceso de datos de salud 
• Análisis de puestos de trabajo : procedimientos para identificar el contenido de las actividades, atributos o requisitos de un puesto de trabajo. 
• Sistema de gestión del aprendizaje : aplicación de software educativo 
• Organigrama : diagrama que muestra la estructura organizativa. 
• Planificación estratégica de recursos humanos : proceso que identifica las necesidades actuales y futuras de recursos humanos. 
• Sistema de seguimiento de candidatos : aplicación de software para procesos de reclutamiento. Páginas que muestran breves descripciones de los destinos de redireccionamiento. 
• Lista de software de gestión de recursos humanos

• Maier, Christian; Laumer, Sven; Eckhardt, Andreas; Weitzel, Tim (septiembre de 2013). "Análisis del impacto de las implementaciones de HRIS en la satisfacción laboral y la intención de rotación del personal de RR. HH." The Journal of Strategic Information Systems . 22 (3): 193– 207. doi : 10.1016/j.jsis.2012.09.001 .