Archivador

Un archivador (o a veces archivador en inglés americano ) es un mueble de oficina para almacenar documentos en carpetas . ^{[ 1 ]} En su contexto más simple, es un armario con cajones donde se guardan artículos. Los dos tipos más comunes de archivadores son los verticales y los laterales. Un archivador vertical tiene cajones que se extienden desde el lado corto (normalmente 15 pulgadas o 380 mm ) del armario. Un archivador lateral tiene cajones que se extienden desde el lado largo (de longitudes variables) del armario. Estos también se llaman archivadores laterales en Gran Bretaña . También existen archivadores de estante que se colocan en estantes. En Estados Unidos, los archivadores suelen estar diseñados para acomodar papel de 8,5 × 11 pulgadas , y en otros países, a menudo se diseñan para contener otros tamaños de papel, como el papel A4 . 

Los archivadores de oficina suelen estar hechos de chapa metálica o madera. Los cajones generalmente utilizan guías para facilitar su apertura, las cuales incluyen un tope para evitar que se salgan por completo del archivador. Para abrir un cajón en la mayoría de los archivadores metálicos, se debe presionar un pequeño mecanismo deslizante, conocido como pestillo, para liberarlo y abrirlo. Cada cajón tiene un asa para sujetarlo y tirar de él. En la parte frontal de cada cajón, suele haber un portatarjetas para que el usuario pueda identificar su contenido.

Muchos archivadores incorporan una cerradura con llave para evitar el acceso no autorizado a los documentos almacenados. Existen dos tipos de cerraduras. La cerradura de leva se activa con una llave que la hace girar. La cerradura de émbolo se abre con una llave, pero se puede cerrar simplemente presionando el cuerpo de la cerradura. La cerradura de émbolo permite cerrar y bloquear rápidamente varios archivadores en poco tiempo.

Algunos archivadores tienen una placa metálica o una estructura de alambre en la parte posterior de cada cajón, conocida como bloque de guía. Este bloque se puede ajustar hacia adelante para reducir la longitud del cajón, de modo que las carpetas que contiene permanezcan en posición vertical y en la parte frontal para facilitar el acceso.

El 2 de noviembre de 1886, Henry Brown, inventor estadounidense , patentó un «recipiente para almacenar y conservar documentos». Se trataba de un contenedor ignífugo y a prueba de accidentes, fabricado en metal forjado, que podía cerrarse con llave. Su particularidad residía en que mantenía los documentos separados.

La invención del archivador vertical —también conocido ocasionalmente como archivador colgante— sigue siendo un misterio sin resolver. La sección sobre archivadores verticales del sitio web del Early Office Museum ^{[ 2 ]} comienza con un análisis de las conclusiones erróneas de fuentes secundarias de gran prestigio sobre el origen del archivador vertical. Dichas fuentes afirmaban que se había otorgado una medalla de oro en la Exposición Universal de 1893 a un archivador vertical. El Early Office Museum no encontró pruebas que corroboraran estas afirmaciones. Sin embargo, la información presentada en la sección sobre archivadores verticales del Early Office Museum sugiere que su introducción comercial pudo haber ocurrido en 1900, cuando una empresa llamada Library Bureau (fundada en 1876, posteriormente una división de Remington Rand ) publicó un catálogo que incluía un archivador vertical. Library Bureau solicitó una patente estadounidense en 1902, atribuyendo la invención a David E. Hunter. ^{[ 3 ]}

La investigación de Ester Ellen-Poe ^{[ 4 ]} validó los hallazgos del Early Office Museum y sugiere que la afirmación más creíble sobre la invención del archivo vertical, tal como lo conocemos hoy, parece haber sido de la Library Bureau. El folleto de la Library Bureau de 1903 titulado "Sistemas de archivo vertical de la Library Bureau con gabinetes de unidades intercambiables" comienza con: "El archivo vertical, tal como fue originado [énfasis añadido] y perfeccionado por la Library Bureau, es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado [énfasis añadido] para gestionar correspondencia, catálogos, informes, facturas, pedidos, duplicados de facturas y hojas sueltas, o papeles de cualquier tipo para cualquier negocio, grande, pequeño o peculiar." ^{[ 5 ]} ).

Además de la Oficina de Bibliotecas, entre los primeros fabricantes de archivadores verticales se encontraban Globe-Wernicke, ^{[ 6 ]} Yawman and Erbe Manufacturing Company, ^{[ 7 ]} y Art Metal Construction Company. ^{[ 8 ]}

Antes de la introducción de los archivadores verticales comerciales, las empresas guardaban los documentos en sobres, que a su vez se almacenaban en compartimentos, a menudo alineados en una pared. Encontrar y abrir sobres y desdoblar los documentos resultaba engorroso e ineficiente. Sin embargo, el concepto de archivo vertical ya se practicaba en 1895, cuando se concedió una patente estadounidense (533053) a W. A. ​​Cooke, Jr. para un receptáculo para cartas u otros documentos. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

Tras la Segunda Guerra Mundial , la empresa Home-O-Nize se fundó en Muscatine, Iowa, para ofrecer empleo a los veteranos que regresaban del frente. Inicialmente dedicada a la producción de gabinetes de cocina de acero, la empresa pronto se enfrentó a la escasez de este material. Por ello, comenzó a fabricar productos para otras empresas. Finalmente, consiguió una pequeña cantidad de acero y empezó a fabricar cajas de fichas de acero . Poco después, comenzó a producir gabinetes de mayor tamaño, incluyendo archivadores. Gracias a un diseño que minimizaba la cantidad de acero, el producto resultó ser extremadamente rentable y tuvo un gran éxito comercial. Home-O-Nize nunca llegó a fabricar gabinetes de cocina y, en 1961, cambió su nombre a HON. Hoy en día, The HON Company , una división de HNI Corporation, es el principal fabricante y comercializador de archivadores en Norteamérica.

La demanda de archivadores aumentó considerablemente a raíz de la distribución comercial de máquinas de xerografía a partir de 1950. Esto permitió a los empleados de oficina tener su propia copia de los documentos impresos. Otro factor influyente fue la ampliación de las normativas gubernamentales que obligan a las empresas a crear y conservar formularios y otros documentos. Algunos analistas han sugerido que el futuro del archivador está en entredicho a medida que proliferan los sistemas de archivo electrónico y su coste disminuye. Sin embargo, la mayoría de las empresas siguen adquiriendo sistemas informáticos con capacidad de impresión. A menos que esta tendencia se revierta, el archivo en papel seguirá siendo una práctica viable.

En EE. UU., estos archivadores vienen en dos tamaños: para papel tamaño carta y para papel tamaño legal . La mayoría de los archivadores verticales modernos de uso comercial en EE. UU. se fabrican en versiones de dos, tres, cuatro y cinco cajones con profundidades de 25 , 26 ½ y 28 pulgadas ( 640, 670 y 710 mm) . Los cajones suelen estar soportados por un sistema de suspensión de tres elementos que permite extenderlos completamente para un acceso total.   

El archivador vertical de cuatro cajones, de ancho carta, es la versión más popular entre las empresas. El archivador de dos cajones se vende principalmente para su uso junto a un escritorio. El archivador de cinco cajones es el más adquirido por los gobiernos federales, estatales y locales (en una versión de 710 mm de profundidad ), ya que suele ofrecer el menor coste por pulgada cuadrada de archivo. Los archivadores de tres cajones, la versión menos popular, tienen la ventaja de estar a la altura de una encimera , lo que permite a los usuarios acceder fácilmente a los archivos y utilizar la parte superior del archivador como superficie de trabajo para consultar su contenido. 

Los cajones de la mayoría de los archivadores verticales están diseñados para carpetas colgantes, ya que estas se han convertido en la forma predominante de almacenar información. Algunos archivadores aún conservan un separador en cada cajón. Este dispositivo ajusta la profundidad aparente del interior del cajón para que las carpetas se mantengan en posición vertical. Estos separadores son un vestigio de una época en la que la mayoría de los documentos se archivaban con carpetas de cartulina en lugar de carpetas colgantes.

Para oficinas en casa o usos menos exigentes, los archivadores verticales se fabrican en versiones de 460 mm (18 pulgadas ) de profundidad . Estos suelen tener guías de dos secciones y los cajones no se extienden completamente. 

Los archivadores laterales suelen tener 510 mm (20 pulgadas ) de profundidad y se fabrican en anchos de 760, 910 y 1070 mm (30, 36 y 42 pulgadas) , y en versiones de 2, 3, 4 y 5 cajones. La versión de 760 mm (30 pulgadas ) de ancho y dos cajones es popular para su uso dentro de cubículos, ya que está diseñada para encajar debajo o al lado de las superficies de trabajo. La lógica para el uso de archivadores de 3, 4 y 5 cajones es similar a la de los archivadores verticales. A diferencia de los archivadores verticales, la mayoría de los archivadores laterales permiten archivar de lado a lado o de adelante hacia atrás.    

Para archivadores de tamaño carta dispuestos de adelante hacia atrás, los archivadores de 760 y 1070 mm (30 y 42 pulgadas ) de ancho son los más eficaces, ya que permiten almacenar la máxima cantidad de documentos por archivador. Un archivador de 910 mm (36 pulgadas ) de ancho , con archivadores de tamaño carta dispuestos de adelante hacia atrás, no tiene mayor capacidad que un archivador equivalente de 760 mm (30 pulgadas ) de ancho , ya que el espacio adicional se desperdiciaría.   

Algunos usuarios prefieren archivar los documentos de lado a lado, ya que pueden buscar en las pestañas del índice desde una posición sentada. Los archivadores laterales de ancho completo permiten esta configuración, aunque su capacidad se ve algo reducida.

Una ventaja de los archivadores laterales es que el acceso y la visualización de todos los archivos pueden ser más fáciles que con un archivador vertical, ya que los cajones no se extienden tanto.

En la mayoría de los casos, el quinto cajón superior de un archivador lateral de cinco cajones es una puerta abatible con una bandeja extraíble , ya que la mayoría de las personas no podrían acceder a la parte superior de un cajón a esta altura.

Un archivador de estantes es un armario diseñado para alojar carpetas con pestañas laterales en lugar de superiores. El armario no tiene cajones, solo estantes. Algunos archivadores de estantes vienen con puertas que se ocultan dentro del armario. Estos armarios suelen tener una profundidad de 300 mm (12 pulgadas ) o 460 mm (18 pulgadas ) , para carpetas de tamaño carta o legal, respectivamente. Al igual que los archivadores laterales, se fabrican en anchos de 760 mm (30 pulgadas ) , 910 mm (36 pulgadas) , 1100 mm (42 pulgadas ) y 1100 mm (45 pulgadas ) , pero generalmente solo se instalan en configuraciones de 5 y 6 estantes.      

Los archivos con pestañas laterales suelen usar códigos de color que representan un sistema de archivo alfanumérico. Esta metodología garantiza que los archivos que se consultan y devuelven con frecuencia sean fáciles de encontrar y no se extravíen. Encontrar un archivo es sencillo, ya que las pestañas con código de color guían fácilmente la vista hacia la ubicación correcta en el sistema de archivo. Del mismo modo, una carpeta mal ubicada es evidente, ya que un código de color fuera de secuencia resulta obvio para el usuario.

Empresas como consultorios médicos, clínicas dentales, clínicas veterinarias, la policía y agencias gubernamentales utilizan archivadores de estanterías y carpetas con pestañas laterales para gestionar grandes sistemas de archivo.

Entre las variantes de los archivadores tradicionales, diseñados para ofrecer una mayor capacidad en una superficie determinada, se incluyen los sistemas de almacenamiento giratorio .

En Estados Unidos, el estándar principal para archivadores verticales es el Estándar X5.3 de la Asociación de Fabricantes de Mobiliario Empresarial e Institucional (BIFMA). ^{[ 11 ]} BIFMA solía mantener un Estándar X5.2 independiente para archivadores laterales, pero dicho estándar ha sido retirado. Los estándares establecen requisitos para la estabilidad, durabilidad y resistencia de los archivadores, entre otros. La Administración de Servicios Generales (GSA) también mantiene estándares para archivadores de acero verticales y laterales, AA-3186 ^{[ 12 ]} y AA-3187 ^{[ 13 ]} respectivamente. Los estándares de la GSA definen dos grados de archivadores: de servicio medio y de servicio pesado. Hacen referencia al estándar BIFMA para los archivadores de servicio medio y proporcionan requisitos de rendimiento adicionales para los archivadores de servicio pesado. La GSA también es responsable de mantener los estándares para archivadores y contenedores de seguridad para el almacenamiento de materiales clasificados; puede encontrar más información sobre este tema en el artículo sobre información clasificada en Estados Unidos .

En el Reino Unido, las dimensiones y ciertos aspectos de rigidez, construcción y seguridad están cubiertos por BS 4438:1969 y BS EN 14073-2:2004 . ^{[ 14 ]} Las normas de seguridad se centran particularmente en la estabilidad con los cajones completamente abiertos. Los mecanismos de enclavamiento para evitar la apertura simultánea de dos cajones no son obligatorios, pero la responsabilidad del empleador según la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1974 los hace recomendables. En otros estados de la UE, la norma armonizada EN 14073-2:2004 será respaldada por el organismo de normalización correspondiente, como DIN en Alemania .

En Australia, los archivadores deben cumplir con la norma AS 5079 ^{[ 15 ],} una versión modificada de la norma ANSI BIFMA X5.2-1997 .

Las empresas no estadounidenses ofrecen archivadores que permiten usar papel tamaño A4 además del tamaño carta. Los archivadores dobles tienen cajones que pueden albergar dos estantes para carpetas uno al lado del otro.

Muchas empresas europeas diseñan sistemas de archivo que solo admiten carpetas colgantes; no tienen fondo en los cajones. En Estados Unidos, la mayoría de los archivadores todavía tienen fondo, por lo que se pueden almacenar materiales de cualquier tipo.

Los archivadores del Reino Unido difieren ligeramente de los de EE. UU. en el ancho de los rieles que sostienen las carpetas colgantes, siendo los estadounidenses más estrechos; los tamaños del Reino Unido se conocen como A4 , folio y A3.

A medida que algunas oficinas han tendido a operar sin papel (almacenando cada vez más información en ordenadores, en lugar de en papel), la demanda de archivadores y otros muebles de oficina para el almacenamiento de archivos a largo plazo ha disminuido.

Los archivadores son importantes en las oficinas modernas porque las oficinas tienen que lidiar con grandes volúmenes de papeleo y archivos a diario. ^{[ 16 ]}

• Los archivadores son una forma fiable de almacenar documentos importantes en papel.
• Los archivadores ahorran tiempo y energía durante el trabajo al ofrecer archivos y documentos almacenados en un lugar designado.
• El archivador es una herramienta útil para cualquier oficina, ya que el papel puede abarrotar los escritorios y otros lugares.
• Los archivadores reducen la posibilidad de pérdida de información y documentos de la empresa.

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• Capítulo 3, "Una breve historia del archivo vertical", ¡ Organízate en casa! Cómo encontrar siempre lo que buscas , por Ester Ellen-Poe, edición Kindle, 2014. ASIN B00LBMY7WI . 

• Robertson, Craig (2021). El archivador: Una historia vertical de la información (Primera  edición en tapa dura). Minneapolis, MN: University of Minnesota Press. ISBN 9781517909451OCLC 1201298335. Consultado el 9 de diciembre de 2024 . 

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