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DIRKS , acrónimo de Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros ), es un manual completo que describe el proceso para crear sistemas de gestión de registros , incluidos varios registros de información empresarial y transacciones, tal como se describe en la Norma australiana para la gestión de registros - AS ISO 15489. ^{[ 1 ]} DIRKS fue desarrollado por los Archivos Nacionales de Australia en colaboración con la Autoridad Estatal de Registros de Nueva Gales del Sur .

El manual consta de dos partes: la primera es la guía del usuario y la segunda, los pasos a seguir. DIRKS es un proceso de ocho pasos que analiza todos los aspectos, o la mayor cantidad posible, de una empresa para lograr una gestión integral de registros . Además de estos ocho pasos, DIRKS incluye varias plantillas y cuestionarios para guiar al usuario a través de su metodología.

DIRKS fue reemplazado en 2007 a nivel de la Commonwealth australiana, pero continúa utilizándose a nivel estatal en Nueva Gales del Sur como una herramienta no oficial para ayudar al sector público a cumplir con la Ley de Registros Estatales de Nueva Gales del Sur de 1998. ^{[ 2 ]}

• Paso A: Investigación preliminar;

Antes de realizar una investigación preliminar, DIRKS sugiere llevar a cabo una investigación pre-preliminar para determinar si la organización necesita un programa de gestión documental y si existe apoyo para la implementación de un sistema de archivo. De ser así, se puede realizar la investigación preliminar. La investigación preliminar de DIRKS consta de cuatro componentes.

1. Determinar el alcance de la investigación preliminar
2. Recopilar información
3. Documentar la investigación
4. Reportar a la alta dirección

• Paso B: Análisis de la actividad empresarial;

El objetivo del paso B es crear un conjunto de declaraciones consultivas a partir de las cuales se pueda determinar un análisis de las actividades comerciales de la organización. DIRKS propone un conjunto de enfoques sistemáticos para analizar una organización de manera sistemática, con el fin de revelar las diversas actividades comerciales, cómo se realizan y quién las lleva a cabo.

• Paso C: Identificación de los requisitos de mantenimiento de registros;

El paso C tiene dos objetivos principales. El primero es determinar los requisitos de una organización para la creación y conservación de registros de sus actividades comerciales. El segundo objetivo es documentar dichos requisitos de forma clara, de manera que sirvan como referencia en el futuro.

• Paso D: Evaluación de los sistemas existentes;

El objetivo principal del paso D es evaluar los sistemas de registro existentes y cualquier otro sistema de gestión de la información relacionado que tenga la capacidad de capturar y mantener registros. Esta evaluación busca identificar las fortalezas y debilidades del sistema actual.

• Paso E: Identificación de estrategias para el mantenimiento de registros;

El objetivo principal del Paso E es determinar qué políticas, procedimientos, estándares y otras herramientas ayudarán a la organización a alcanzar sus metas de gestión documental. Una vez establecidas estas estrategias, se puede crear un modelo tanto para la gestión documental como para la conservación de registros.

• Paso F: Diseño de un sistema de registro de datos;

El objetivo del paso F es utilizar la información obtenida en los pasos A a E para desarrollar un plan que cumpla con los requisitos establecidos en el paso C. El diseño debe corregir cualquier fallo detectado en el paso D e incluir un plan completo para la integración del nuevo sistema de registro.

• Paso G: Implementación de un sistema de registro de datos;

El objetivo del paso G es poner en marcha el sistema de registro que se diseñó en el paso F.

• Paso H: Revisión posterior a la implementación.

El objetivo del paso H es medir la eficacia del sistema instalado y asegurarse de que, en la práctica, cumple con todos los requisitos establecidos y documentados en el manual DIRKS.

• Normas australianas
• Archivos Nacionales de Australia
• Ciclo de vida de los registros
• Gestión de registros
• Autoridad de Registros Estatales de Nueva Gales del Sur

• Estrategias para documentar los asuntos gubernamentales: el manual DIRKS