Memorándum

El origen del término reside en los “informes” legales y su derivado “sesiones informativas militares”. ^{[ 6 ]} La forma plural del sustantivo latino memorándum, derivado de este término, es propiamente memoránda , pero si se considera que la palabra se ha incorporado al idioma inglés, se puede usar el plural memorándums , abreviado como memos . (Véase también Agenda , Corrigenda , Addenda ).

Un memorándum tiene muchos propósitos importantes. Dos de ellos son: notificar problemas y ayudar a resolverlos mediante una comunicación clara y concisa. ^{[ 7 ]} Los memorándums apoyan la toma de decisiones y ayudan (o a veces influyen) a quien toma las decisiones a tomar una mejor decisión en una situación problemática concreta de la que habría tomado sin el análisis. ^{[ 8 ]} Otros propósitos de la nota informativa incluyen: transmitir información, fundamentar decisiones, hacer una solicitud, responder a una pregunta, hacer una sugerencia, presentar un informe informal, proponer una solución a un problema o documentar una referencia para uso futuro. Los memorándums pueden utilizarse para hacer breves llamamientos o sugerencias. Estas acciones, plasmadas en un documento breve, pueden agilizar significativamente las acciones empresariales y generar un impacto positivo en la organización.

Como mecanismo de comunicación del proceso de análisis de políticas, la nota informativa debe proporcionar una sinopsis coherente de un problema político, identificar diferentes opciones para abordarlo, articular perspectivas opuestas y defender una opción recomendada. La estructura típica de una nota informativa incluye una descripción de la política propuesta; información de antecedentes relevante; un análisis de consideraciones clave (incluidas las preocupaciones sobre la implementación, las consideraciones financieras, el impacto en las partes interesadas y las posibles consecuencias imprevistas); un resumen de los argumentos a favor y en contra de la política; y una decisión recomendada. Los documentos de política que parten de una propuesta y desarrollan argumentos para respaldarla se denominan con mayor precisión libros blancos gubernamentales . Un libro verde gubernamental , que plantea una opción política y busca abrir un diálogo sobre la propuesta, se asemeja más a una nota informativa que a un libro blanco.

El formato conciso de un memorándum está relativamente estandarizado para garantizar su accesibilidad a cualquier lector. Comienza con un encabezado que incluye "Para", "De", "Fecha" y "Asunto". A continuación, se presenta un párrafo introductorio que suele describir el propósito del memorándum. Posteriormente, se añade el contexto al documento, seguido de una sección que describe las acciones específicas. Algunos ejemplos podrían ser "Usted solicitó que revisara..." o "Para determinar el mejor método para promocionar la nueva línea de otoño, haré...". Tras las acciones, se incluye una discusión, que suele ser la parte más extensa del memorándum, antes de concluir el mensaje. ^{[ 9 ]}

No existe un estándar universal para una nota informativa, pero generalmente se entiende como un resumen conciso y coherente de un problema de política pública con una lógica claramente articulada para seguir un curso de acción recomendado. «Junto a la perspicacia política y la capacidad de razonamiento lógico, la habilidad más importante de un buen funcionario del Tesoro reside en su excelente caligrafía. La nota concisa, coherente y perspicaz es la expresión final de todos los demás talentos». ^{[ 10 ]} En muchos sistemas de gobernanza basados ​​en el sistema Westminster , se espera que los analistas de políticas analicen el problema y redacten la nota informativa desde una perspectiva neutral de la administración pública . Sin embargo, la nota informativa «para la decisión» debe contener una recomendación, reconociendo que «decir algo importante en política pública requiere juicios de valor, que deben explicarse y justificarse». ^{[ 11 ]}

Además de mantener un memorándum adecuado conciso y fácilmente comprensible, hay algunas otras características importantes. El estilo y el tono de un memorándum siempre deben mantenerse profesionales, sin importar quién sea la audiencia. ^{[ 12 ]} Esta etiqueta garantiza que, sin importar quién lea el mensaje, se presente de manera profesional y respetuosa. También es común ver notas informativas con párrafos numerados, para crear un documento eficiente y bien organizado. ^{[ 12 ]} Desde que entramos en la era digital, las firmas no se ven comúnmente al final de un memorándum. Sin embargo, cuando una nota informativa se escribía a mano en años anteriores, generalmente incluía una firma. ^{[ 13 ]} Hoy en día todavía es aceptable firmar o rubricar un memorándum si el autor lo desea.